Sunum becerileri

Basın Toplantısı Yönetmek

Basın konferansları medya etkinlikleridir. Organizasyonunuzun, belki de yeni bir politika, ürün veya hizmete ilişkin bir duyurunun basına olumlu yansıması veya bir sorun veya felaketin olumsuz kapsamını sınırlandırmak için tasarlanmıştır.

Basın konferansları diğer sunum fırsatlarından farklıdır ve yanıltıcı sonuçlar ciddi olabilir. Bu yüzden onları nasıl iyi yöneteceğinizi öğrenmeye değer.

Basın Toplantısı Ne Zaman Yapılmalı

Medyada yer almanın birçok yolu vardır. Bir basın toplantısı yalnızca üç durumda kullanılmalıdır:

1. İletişim kuracak önemli haberleriniz olduğunda

Basın konferansları biraz düzenleme gerektirir ve yönetilmesi kolay etkinlikler değildir. Bu nedenle, yalnızca iletmek için gerçekten büyük bir haberiniz olduğunda ve bunu olabildiğince hızlı bir şekilde geniş bir izleyici kitlesine ulaştırmak istediğinizde bir tane tutmak istersiniz.

2. Haber vermek üzereyken

Tuzuna değecek hiçbir gazeteci, haberler çoktan çiğnendiyse bir basın toplantısına gelmez. “Yeni” bir haber olmalı. Bunun tek istisnası, bir felakete müdahale ediyorsanız. Fakat o zaman bile, basın toplantısı ilk kez resmi bir yanıt vermeniz veya medyayla paylaşacak yeni bir şeyinizin olması gerekir.

3. Gazeteciler ne zaman bilmek ister

Kimse sormuyorsa, muhtemelen kimse bilmek istemez ve basın toplantınıza gelmez. Basın toplantısı düzenleme zamanı, pek çok gazeteci bilgi aradığı için telefonları yönetemediğiniz zamandır.

Basın Toplantılarının Lojistiği

Daha büyük kuruluşların, görevi basın konferansları düzenlemek ve bu konuda size tavsiyelerde bulunmak olan bir basın bürosu olabilir.

Değilse, dikkate alınması gereken birkaç alan vardır:

Zamanlama

24 saatlik sürekli haberler, basın konferanslarının manzarasını oldukça değiştirdi. Fakat yine de haber kuruluşlarının belirli televizyon alanlarını hedefliyor olabileceğini hatırlamakta fayda var.

Sabah ortasında yapılacak bir basın toplantısı, size bu yuvalardan birini vurmanız için en iyi şansı verir. Haberler için daha sessiz olduğu için hafta ortası da genellikle daha iyi kabul edilir.

yer

Basın toplantısı yapmak için herhangi bir yere gitmek zorunda değilsiniz.

Uygun bir ‘üst masa’ ve basın için bolca yer olması şartıyla bir toplantı odası yapılacaktır. Ancak başka bir yere giderseniz, mekanın uygunluğunu kontrol etmek için ziyaret etmeyi unutmayın ve ayrıca bir sorun olması durumunda bir ‘B planınız’ olduğundan emin olun.

Bir felakete müdahale ediyorsanız, sorunun olduğu yerde olmak iyi bir fikir olabilir. Başka bir şey yoksa, en iyi ekibinizin 500 km uzakta değil de sahada olduğunu gösterecektir.

Önemli olan nokta, mekanınızın medyanın ulaşması için kolay olması ve ayrıca onlar için gerekli tüm ekipmanlarla donatılmasıdır.

Ekipman

Profesyonel ses ekipmanı istiyorsunuz, bu yüzden gerekirse neye ihtiyacınız olduğu konusunda size tavsiyede bulunabilecek bir PR şirketinden kiralayın.

Ayrıca herhangi bir sorunu çözebilecek bir teknisyen bulduğunuzdan emin olun. En azından mikrofonlara ihtiyacınız olacak, böylece hoparlörlerinizin söylediklerini herkes duyabilir.

Ayrıca, başka bir yerdeki son dakika haberlerinin bazı basın ekiplerinin katılmadığı anlamına gelmesi durumunda, etkinliği videoya çekmek de yararlı olabilir. Ayrıca, güçlü bir cep telefonu sinyali ve erişim kodu serbestçe kullanılabilen bir Wi-Fi bağlantısı olduğundan emin olun.

Medya kiti

Bir basın bülteni, basın toplantısındaki katılımcıların ayrıntıları, kuruluştaki üst düzey yöneticilerden alıntılar ve olumlu bir şey söylemeye ikna edebileceğiniz ortaklar ve planların ayrıntılarını içeren bir bilgi klasörü sağlamanız gerekecektir. Ayrıca daha fazla bilgi içeren bir web sitesi ekleyin.

İnsanlar

Kimin katılacağını düşünmelisiniz. Kuruluşunuzdan en iyi kim?

Sorulara yanıtlar da dahil olmak üzere, iyi ve net bir şekilde konuşabilecek, güvenilirliği yüksek kişiler seçin.

Paydaş kuruluşların temsilcilerini de dahil etmelisiniz? Konuşacaklar mı, yoksa sadece soruları cevaplayıp daha sonra röportaj vermeye hazır mı olacaklar?

İdeal olarak, yalnızca bir veya iki konuşmacı istersiniz. Fakat katılan herkesin daha sonra medya röportajları vermek için kalmasını sağlayın. Çünkü bu, yönlendirilen herhangi bir gazetecinin geç gelip yine de hikayeyi almasını sağlayacaktır.

Görüntüler

Hoparlörlerinizin arkasındaki alanın boş olduğundan veya kurumsal logonuzun bulunduğundan emin olun.

Hoparlörlerinizin televizyonda görünürde başlarından dışarıya çıkan borularla veya arkalarında rahatsız edici herhangi bir şeyle gösterilmesini istemezsiniz. Mümkünse, kuruluşunuzun web sitesinin ayrıntılarını zemin veya podyum ya da masaya ekleyin.

Moderatör

Etkinliği yürütmek için bir moderatör kullanmayı düşünün, örneğin, konuşmacıları tanıtın ve soruları uygun kişiye yönlendirin. Örneğin, deneyimli bir halkla ilişkiler görevlisini, hatta arkadaş canlısı bir gazeteciyi yönetmesi için getirebilirsiniz.

Basını Davet Etmek

Kulağa açık geliyor. Fakat yerel ve mümkünse ulusal basına bir basın toplantısı düzenlediğinizi bildirmeyi unutmayın!

Basın Konferansını Yönetmek

Burada dikkate alınması gereken iki ana alan vardır: bilgilerinizi sunmak ve soruları yanıtlamak.

Bilgi Sunma

Burada gerçekten tek bir önemli kural var: kısa tutun.

Söylemen gerekeni söyle ve sonra dur. Birden fazla konuşmacınız varsa, üç ila beş dakikadan fazla olmamak kaydıyla her birine üç ila beş puan vermesi için kısa bilgi verin. Tüm basın toplantısı sorular dahil 45 dakikadan fazla sürmemelidir.

PowerPoint veya diğer görsel yardımcıları kullanmayın.

Anlatmak istediğiniz hikayeye odaklanın. Gazeteciler meşgul insanlardır: Onlara kullanabilecekleri bir hikaye verebilirseniz, hayatlarını çok daha kolay hale getirir. Bu durum başka bir açı aramaya gitmemelerini. Fakat onlara verdiğiniz açıları kullanmalarını daha olası kılar.

Onlara bir hikaye vermezseniz, kendi hikayelerini bulurlar ve bundan hoşlanmayabilirsiniz.

Sorulara Cevap Vermek

Bu muhtemelen bir basın toplantısını yönetmenin en zor kısmıdır. Çünkü ne çıkacağını bilmiyorsunuz.

Ne sorulabileceğini düşünerek ve her zor soruya iyi bir yanıt koyarak önceden olabildiğince çok şey hazırlayın. Gazeteci gibi davranan biriyle pratik yapmak iyi bir fikirdir. Basın toplantısında konuşan birden fazla kişi varsa, kimin hangi tür sorulara cevap vereceğini önceden kararlaştırın.

Ayrıca, moderatörünüzün basın toplantısının kapsamı dışında kalan sorulara karşı dikkatli olduğundan emin olun, özellikle düşmanca ise. İçeri girip şöyle bir şey söylemeye hazır olmaları gerekir:

Korkarım bu soru bugün kapsamımızın dışında. Tartıştığımız materyal hakkında soru sormak isteyen var mı? ”

Sizi “enfekte ederek” belirli cümleleri kullanmaya teşvik eden gazetecilere dikkat edin. Bağlam dışında kullanabilecekleri alıntılar isteyebilirler. Çünkü bunlar harika manşetlerdir.

Kötü haberler ve özellikle kazalar veya afetler hakkında basın toplantıları özel bir durumdur. Daha fazlası için Kriz İletişimi sayfamıza bakın.

Olaydan sonra

İhtiyaç duydukları her şeyi aldıklarından emin olmak için yerel ve ulusal haber ekiplerini takip etmek iyi bir fikirdir.

Özellikle o gün başka bir olay olduysa ve bazı basın ekipleri basın toplantınıza gelmediyse, onları arayın ve bir kaydınız olduğunu bildirin ve e-posta ile bir medya kiti gönderin. Orada olmasalar bile bir kısmını kullanabilirler. Ayrıca, gerekirse katılımcılarla daha sonra görüşmeler yapmayı da teklif edebilirsiniz.

Maksimum tanıtım için sosyal medya ve kendi web siteniz aracılığıyla haber kapsamını kendiniz paylaşmak ve ayrıca ondan neler öğrenebileceğinizi görmek için basın toplantınızı ve sonuçta ortaya çıkan haberleri gözden geçirmek de iyi bir uygulamadır.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu