Liderlik özellikleri

Değişiklik Yönetim Planı Nasıl Yazılır

Herhangi bir organizasyonda değişim sürecini yönetmek başarı için kritik öneme sahiptir, bu nedenle bir değişim yönetimi planına ihtiyaç vardır. Değişim yolunu belirler ve ayrıca bütçe programını, kapsamını ve iletişimi kontrol eder ve kaynakların nasıl kullanıldığını belirler.

Ama bu plan neye benzemeli? Hangi detayın eklenmesi gerekiyor?

Kavramsal olarak mükemmel, gerçekte farklı

Değişim yönetimi danışmanlarına göre, bir değişiklik yönetimi planı birçok nedenden ötürü kritiktir, ancak listenin başında yer almak, bir organizasyonda geniş kapsamlı değişiklikler yapmanın gerçeklerinin aslında ilk düşünceler ve fikirlerle karşılaştırıldığında ne kadar farklı olduğudur.

Diğer bir deyişle, bir organizasyonun değişim sürecinde çevik ve duyarlı kalması için, yol boyunca zorlukların neler olabileceğini, bunları karşılamak için nasıl adapte olacağınızı, başarıyı ve bu ölçümlerin neye benzediğini anlamanız gerekir. Bu tür bir plan aynı zamanda sürecin yoluna devam etmesine yardımcı olacak, net kilometre taşları ve karşılanması gereken özlemlerle.

Bir plana neler dahil edilmelidir?

Bir değişim yönetimi planı yazmanın birkaç adımı vardır ve düşüncenizi tanımlamanıza yardımcı olabilecek birçok şablon ve ayrıca hangi eylemlerin ne zaman yapılması gerektiğini bulabilirsiniz. Genel bir taslak olarak, değişiklik yönetimi danışmanları ayrıntılı bir planın aşağıdakilerden oluşmasını beklerler:

Adım 1 # Değişiklik nedenlerinin bir özeti

İlk adım, herkesin neden değişiklik yapılması gerektiğini bildiğini varsaymamaktır. Personelden paydaşlara kadar herkesin bu sürecin neden gerçekleştiğini anlaması için, değişimin nedenlerini gösteren kısa bir açıklama planın başında açıkça yapılmalıdır.
Değişim, bir işletmenin yalnızca küçük bir bölümünü etkilese bile, kolay veya hafif bir girişim değildir. Bunun neden olması gerektiğini göstermek, insanları gemiye çekmenin anahtarıdır.

Adım 2 # Kapsam belirleme ifadesi

Bir organizasyonel değişim yönetimi uzmanı, ikinci adımın projenin kapsamını belirlemek, diğer bir deyişle yapılan değişikliklerden kimlerin etkileneceğini belirlemek için öneride bulunacaktır. Organizasyon yapısı üzerinde örneğin politikalar, süreçler ve iş rolleri üzerinde bir etkisi olabilir. Durum böyleyken, insanlar haklı olarak endişeli hissedecekler ve bu nedenle değişime şüpheyle bakılması şaşırtıcı değil. Değişimin şirketi ve çalışanlarını neyin ve nasıl etkileyeceğinin net bir şekilde gösterilmesiyle, insanların endişeleri genellikle yatıştırılabilir.

3. Adım # Değişim yönetimi ekibinin tanıtımı

Bir sonraki adım, süreci kimin yöneteceğini ve değişiklikleri uygulayacağını tanıtmaktır. Her organizasyonel değişim uzmanı, bu tür bir projenin başarısını sağlayan iki ana faktör olduğunu size söyleyecektir:

  • Değişim yönetimi ekibi nasıl oluşur ve kimin parçası olur?
  • Ekip liderinin ne kadar güçlü, çevik ve duyarlı olduğu ve proje boyunca ne kadar kaldığı

Tüm ekip yapılarında olduğu gibi, üyeler için de açıkça tanımlanmış roller ve sorumluluklar olmalı ve grubun da süreci yürütmek için güçlendirilmesi gerekir.

Adım 4 # Beklenen faydaların netliği

Değişim bir sebepten dolayı gerçekleşir ve çoğu durumda, bu, şirketi zorlu ticaret koşullarında daha duyarlı hale getirmek veya şirketi genişleme veya birleşme için hazırlamak için düzene sokmak olsun, bir şeyi iyileştirmektir. Beklenen faydaları açıklamak, insanların projeyi satın alması ve desteklemesi için anahtardır.

Adım 5 # Kilometre taşlarının ana hatları

Herhangi bir projenin başarılı bir şekilde uç noktasına yönlendirilmesi için, başarıyı ölçme ve onu yolunda tutma yolunda kilometre taşlarının olması gerekir. Değişim yönetimi danışmanları, bu tür bir projeye zengin bir deneyim kazandırır, ancak çoğunluğun çabasızlıktan değil, algılanan çabanın izlenmeyen ve ölçülmeyen ilerlemenin faydalarına kıyasla çok fazla olduğu için nasıl başarısız olduğunu vurgulayacaklardır.
Kilometre taşları çalışanlar, paydaşlar ve diğerleri için değişimin gerçekleştiği ve çalıştığı ve çabaya değer olduğunu gösteren semboller haline gelir.

Adım 6 # Açık bir iletişim planı

Önceki beş adımda ima edilmişti # iletişim bu tür bir projenin başarısının temelini oluşturuyor.
Ayrıca, bir değişiklik yönetimi projesinin başarısız olmasının nedenlerinden biri de olabilir. Yetersiz iletişim ve yanlış bilgi, heyecan verici projeleri kendi yollarında durdurabilir ve durdurmuştur. Yatırımcılar, paydaşlar ve personel projeyle ilgili hayal kırıklığına uğradılar çünkü bu ne değiştiğini veya olduğunu göremiyor ve onlar da döngüde tutulmuyor.
Yanlış bilgi korku ve gerilim yaratır. İster küçük bir proje olsun ister geniş kapsamlı sonuçları olan bir organizasyonda değişimi yönlendiren bir projede, insanlar neler olabileceği ve onları nasıl etkileyeceği konusunda endişelidir.
Bunun olmasını durdurmak önemlidir. Bir organizasyonda değişiklik yapmak zorunda olduğu için gerçekleşir, ancak bu, insanların karanlıkta kalmaları veya ihtiyaç duydukları bilgileri almamaları gerektiği anlamına gelmez.
Organizasyonel değişim yönetimi uzmanları, değişim yönetimi bağlamında iletişim için üç temel adım olduğunu önermektedir:

  • Değişiklikten kimin etkilendiğini belirleme

  • İkincisi, ilerleme ile ilgili güncellemeler de dahil olmak üzere düzenli bir bilgi akışını sürdürmek için düzenli yüz yüze veya online toplantıların planlanması gerekir.

  • Üçüncüsü, iletişim şu şekilde olmalıdır:

  • Tutarlı
  • Detaylı
  • Düzenli
  • Değişim yönetimi projelerindeki iletişim, değişimin neden gerçekleştiğini, faydaları vb. Tekrar etmelidir. Aynı zamanda iletişim bilgilerini ve insanların sürece nasıl geri bildirimde bulunabileceğini de içermelidir.

    Özetle

    Değişim çoğu zaman şirketler için olumlu ve faydalıdır. İster yeni uygun maliyetli üretim süreçlerini keşfetmek ister yeni bir pazara girmek olsun, işi daha büyük ve daha iyi şeylere taşıyan itici güçtür.
    Ama aynı zamanda bir belirsizlik zamanı. Personel ve paydaşlar, bir değişim yönetimi projesi başarılı olduğunda ve başarısız olduğunda organizasyonel değişimden hem doğrudan hem de dolaylı olarak etkilenirler. İşte bu nedenle ayrıntılı bir değişim yönetimi planına ihtiyaç vardır.

    İlgili Makaleler

    Bir cevap yazın

    E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

    Başa dön tuşu