Kişisel yetenekler

Dikkat dağıtıcı unsurları ve zaman israfını en aza indirmek

Hayatta potansiyel olarak çok fazla zaman harcayabilecek pek çok şey vardır. Dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirerek ve zaman kaybını günümüzden uzaklaştırarak daha fazlasını başarabilir ve potansiyel olarak daha başarılı olabiliriz.

Aşağıdaki liste işyerine yönelik olsa da, fikirlerin çoğu hayattaki diğer yoğun zamanlara uygulanabilir-işe koyulmanız ve mümkün olduğunca fazla dikkat dağıtıcı şeyden kaçınmanız gerektiğinde.

Bu basit fikirlerden sadece bazılarını kullanarak üretkenliğinizi artırabilir ve zamanınızı daha verimli kullanabilirsiniz.

Telefon

  • Meşgul olduğunuzda telefonlarınızı sessize alın.
  • Sesli postayı akıllıca kullanın ve cevapsız aramaları yanıtlamak için zaman ayırın.
  • Gün içinde çağrı alacağınız saatleri planlayın-başkalarına programınızı bildirin.
  • Kişisel bir cep telefonu bulundurun, numarayı patronunuza veya iş arkadaşlarınıza vermeyin. Arkadaşlarınız ve aileniz yine de acil bir durumda size ulaşabilir.
  • Bir arama yaparken veya alırken: kibar olun, dinleyin ve açıklığa kavuşturun. Fakat aramaları olabildiğince kısa tutarak aşırı küçük konuşmalardan kaçının. Daha fazla bilgi için Dinleme Becerileri ve Açıklama sayfalarımıza bakın.
  • Bekleyen aramaları yanıtlayın, araştırmalar telefonda duran kişilerin konuşmalarını kısa tuttuğunu gösteriyor.
  • Telefon görüşmesinin bir parçası olarak görevleri üstlenmeyi kabul ediyorsanız, hemen harekete geçin-bu, onları ‘yapılacaklar’ listenize eklemek anlamına gelse bile.
  • Sık aradığınız numaraları telefonunuzda saklayın veya bir listeyi telefonun yanında hazır bulundurun.

E-posta

  • E-postalarınızı günde yalnızca birkaç kez kontrol edin. Kullanılmadığı zaman e-posta istemcinizi kapatın. Bilgisayarınızın ekranında yanıp sönen yeni e-postalar büyük bir dikkat dağıtıcı ve zaman kaybı olabilir.
  • E-posta mesajlarını otomatik olarak filtrelemeye ve dosyalamaya yardımcı olmak için e-posta istemcinizde klasörler ve kurallar ayarlayın.
  • E-postaları göndermek ve yanıtlamak için her gün bir blok zaman planlayın. E-postaların yönetilemez seviyelere çıkmasına izin vermeyin.
  • Tüm spam e-postaları hemen silin.
  • Alakasız tüm e-postaları hemen silin. Bu durum sizi özellikle ilgilendirmeyen ‘genel’ e-postaları içerir. Kuruluşlardaki kişiler genellikle e-posta istemcilerinde ‘Herkese Yanıtla’ işlevini kullanır. Bu tür e-postalar belirli kişi veya departmanlarla ilgili olsa da, onlardan biri değilseniz silin.
  • E-postaları, uygunsa daha iyi yanıt verebilecek birine yönlendirin.
  • İlgili her e-postayı yalnızca bir kez işlemeye çalışın, planlanan zaman içinde hemen okuyun ve yanıtlayın. E-postayı dosyalayın.
  • Acil veya yüksek öncelikli olarak işaretlenmiş e-postalara karşı dikkatli olun… pek de öyle olmayabilirler.

Posta

  • Postanızı bir atık kağıt sepetinin yanında açın ve hemen alabildiğinizi çöpe atın.
  • Mümkünse hemen postayla ilgilenin, okuyun, işleyin ve yanıtlayın veya harekete geçin. Her postayı yalnızca bir kez işlemeyi hedefleyin.

Bilgisayarlar

  • Tüm anlık mesajlaşma uygulamalarını kapatın.
  • Programları ve belgeleri kullanmayı bitirdiğinizde kapatın-belgelerinizi mantıklı bir şekilde dosyalayın. Bu sadece dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmakla kalmaz, aynı zamanda bilgisayarınızın bir sonraki işi yapmak için daha fazla kaynağa sahip olduğu anlamına gelir.
  • Okumayı bitirdikten sonra web sayfalarını kapatın. Bu durum özellikle bilgilerin sürekli güncellendiği haber veya sosyal ağ siteleri için önemlidir.
  • Bir bilgisayar oyunuyla dikkatinizi dağıtmaya meyilliyseniz, ya oynadığınız süreyi paylaşın ya da bilgisayarınızdan kaldırın.
  • Bilgisayarınızın virüslerden ve kötü amaçlı yazılımlardan korunduğundan emin olun. Çalışmanızı yedekleyin; Önemli belgeleri ve dosyaları taşımak için bir USB kalem sürücü kullanın. Fakat onu parola ile korumayı unutmayın.
  • Mümkün olduğunca kendi imkanlarınız dahilinde çalışın. Zamanınız kısıtlı olduğunda yeni BT Becerileri öğrenmeye çalışmak bir felaket olabilir, birinden yardım isteyin veya hedefinize ulaşmanın daha basit bir yolunu bulun. Belirli BT Becerilerini öğrenmek için gelecekte zaman planlayın.

Düzenlenmiş Toplantılar

  • Yalnızca sizinle ilgili olan toplantılara katılın. Toplantı gerekli mi ve belirli bir amacı var mı?
  • Ne erken ne de geç toplantılar için zamanında varmayı hedefleyin.
  • Toplantının amacını öğrenin ve gündemin bir kopyasını önceden alın. Yalnızca kısmen alakalıysa toplantıdan erken ayrılmayı ayarlayın.
  • Toplantıların ne kadar süreceğini önceden kararlaştırın. Toplantıyı zamanında başlatın ve bitirin.
  • Özellikle daha uzun toplantılar için veya başkanın daha az etkili olduğu durumlarda zamanlı bir gündem kullanın.

Ziyaretçiler-Hazırlıksız Toplantılar

  • Ziyaretçilerle buluşmaya ne zaman müsait olduğunuzu insanlara bildirin.
  • Ziyaretçilerle buluşabileceğiniz zaman bloklarını planlayın ve bunlardan randevu olarak bahsedin-her randevuyu 10 veya 15 dakika ile sınırlandırmaya çalışın. Randevu kelimesi daha resmidir ve insanların “ sohbet etmeye geldiklerini ” düşünme ve belirli bir nedenle gelme olasılıkları daha düşüktür.
  • Hayır demeyi öğrenin. Ziyaretçiler uygunsuz bir zamanda gelirlerse, onları göremeyeceğinizi nazikçe açıklayın ve ziyareti karşılıklı olarak uygun bir zaman için planlayın.
  • Arkadaşlarınızla vakit geçirmek için zaman ayırmayı unutmayın!

Aile yükümlülükleri

  • Ailenin her üyesinin taahhütlerini ve faaliyetlerini kaydetmekten sorumlu olduğu bir takvim kullanın. Kulüpler ve topluluklar, sosyal etkinlikler, izin günleri, doktor ve dişçi randevuları, tatiller ve araba hizmetleri, kuaför randevuları, arkadaşlar ve geniş aile ziyaretleri gibi planlanan etkinlikleri-her günün etkili bir şekilde yönetilebilmesi için olabildiğince fazla bilgiyi dahil edin.
  • Önemli evrak işlerini takvimin yanında bir arada tutmak için bir tepsi veya kutu kullanın. Randevu hatırlatıcılarını, telefon mesajlarını ve diğer ilgili belgeleri ekleyin. Belgeleri süresi dolduktan hemen sonra atın.

Stres

  • Meşgul olduğumuzda, daha rahat olduğumuzdan daha kısa bir öfkeye sahip olma ihtimalimiz daha yüksektir. Küçük şeyler bizi daha çok rahatsız eder ve daha çok stresli veya kızgın hissetmemiz daha olasıdır. Stres ve öfke hem potansiyel olarak daha fazla zaman kaybına neden olur-hem de sağlığınıza ve başkalarının duygularına zarar verme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Daima olabildiğince sakin olmaya çalışın, başkalarına meşgul olduğunuzu ve görevlerinizi tamamlamak için zamana ihtiyacınız olduğunu bildirin. İnsanlar genellikle anlayışlıdır ve hatta yardım etmeyi bile teklif edebilir!

Sayfalarımıza bakın: Stres nedir? ve Öfke nedir?

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu