Kişilerarası becerileri

Dikkatli Toplantılar

Toplantılardan nefret eden insanların çoğunluğundan biri misiniz, çünkü çok uzun sürüyorlar ve hiçbir zaman gerçekten alakalı görünmüyorlar mı?

Cranfield Üniversitesi’ndeki Cranfield İş Performansı Merkezi’nin son araştırması, toplantıların böyle olmak zorunda olmadığını ortaya koydu.

Bunun yerine, araştırmacılar, toplantıların herhangi bir yöneticinin cephaneliğindeki en güçlü araçlardan biri olabileceğini, eğer başkan katılımcıların ‘farkındalık’a benzer bir duruma girmelerine yardımcı olabildiğini öne sürüyor.

Bu durumda katılımcılar olayları daha net görecek ve daha iyi kararlar almanıza yardımcı olacaktır.

Farkındalık nedir?

Farkındalık temelde şimdinin farkında olmaktır.

Başlangıçta bir Budist kavram olan mindfulness, aydınlanmanın yedi faktöründen biridir. Bu bağlamda, şeylerin gerçekliğinin farkında olmak anlamına gelir ve bu nedenle, yanılsamanın üstesinden gelmenin bir yolu ve kilit bir güç olarak kabul edilir.

Kişisel düzeyde farkındalık, kişinin bedeninin, zihninin ve duygularının farkında olmak demektir.

Daha fazlası için Farkındalık sayfamıza bakın.

‘Dikkatli bir toplantıda’, başkan katılımcıların ‘şimdi’nin farkında olmalarına ancak bilgiye çok hızlı tepki vermemelerine yardımcı olur.

Bu, yeni fikirlerin ve farklı bakış açılarının keşfedilmesine izin verir.

Dr Andrey Pavlov ve Dr Jutta Toblas liderliğindeki Cranfield araştırması, başkanın katılımcıların daha bilinçli olmalarına yardımcı olması durumunda, kendi düşüncelerinden ziyade toplantının önceliklerine odaklanarak daha etkili bir şekilde meşgul olduklarını öne sürüyor. Bu zor gibi görünse de, katılımcıların bu ‘dikkatli alana’ girmelerine yardımcı olmak için sandalyenin atabileceği şaşırtıcı derecede basit on adımlık bir dizi vardır.

Dikkatli Toplantılar: On Adımlık Bir Süreç

1) Açıklığı Teşvik Edin

Toplantıya katılanlar, söylediklerinin olası sonuçları hakkında endişelenmek zorunda kalmadan açık bir şekilde konuşabileceklerini hissetmelidir. Sandalyeler, herkesi söz sahibi olmaya teşvik ederek ve kişisel eleştiriye izin verilmemesini sağlayarak bunu teşvik etmek için harekete geçebilirler.

2) Güven Oluşturun

Güvenin gelişmesi zaman alır, ancak bir kez var olduğunda, bilginin açıklığını ve paylaşımını teşvik eden güçlü bir araçtır. Toplantıdaki grubun birbirini tanıması ve güven inşa etme şansı olması önemlidir. Bu nedenle başkan, bir kişinin katılamayacak durumda olması durumunda yedek oyuncu göndermenin kabul edilemez olduğunu veya grubun zaman içinde birlikte çalışmasının önemli olduğunu belirtmek isteyebilir.

3) Herkesin Fiziksel Olarak Rahat Olduğundan Emin Olun

Kulağa tuhaf geliyor, ancak araştırmalar tüm düşüncelerin ve duyguların önce fiziksel duyumlar olarak ortaya çıktığını gösteriyor. Bunlar duygular olarak yorumlanır ve ardından karar verme sürecini etkiler. Bu nedenle, herkesin fiziksel olarak rahat olduğundan emin olmak gerçekten önemlidir. Bu, örneğin sandalyenin, toplantı odasında herkesin rahatça sığması için yeterli alan olmasını, çok sıcak veya çok soğuk olmadığını ve içmek isteyen herkesin bir şeyler içmesini sağlaması gerektiği anlamına gelir. Ücretsiz kahve sağlama fikrini bile yasaklayan birçok kuruluşla bu, herkese kendi içeceklerini getirmelerini hatırlatmak için e-posta göndermek anlamına gelebilir.

4) Grup İçinde Farklı Görüşler Olduğundan Emin Olun

Grup çok benzer ise, grubun diğer bakış açılarının mümkün olduğunu görmediği ‘grup düşünme’ tehlikesi de dahil olmak üzere birçok yardımcı olmayan sorun ortaya çıkabilir. Bu nedenle, katılanların organizasyon içinde ve dışında farklı geçmişlerden ve işlevlerden gelmelerini ve bu nedenle farklı bakış açıları getirmelerini sağlamak iyi bir uygulamadır. Örneğin, sağlık kuruluşlarında hasta perspektifi dahil ettiniz mi?

5) Katılımcıların Duyguları İfade Etmesine İzin Verin

Bazen bir iş bağlamında ve hatta kişisel bir toplantıda duyguları ifade etmek hoş karşılanmıyor gibi görünebilir. Çok dağınıklar. Ancak nasıl hissettiğimiz, karar verme şeklimizin ayrılmaz bir parçasıdır ve bu nedenle duyguları ifade etmeye izin verilmiyorsa dikkatli bir durum ortaya çıkamaz. Grup, aksi takdirde örtük bir yasaklama kabul edebileceğinden, başkanın, duyguları ifade etmeye izin verildiğinin açıkça kabul edilmesini sağlaması gerekebilir.

6) Mümkün Olan Her Yerde Yüz Yüze Buluşun

Mevcut bir ilişkiyi e-posta yoluyla güçlendirmek ve hatta geliştirmek tamamen mümkün olsa da, yüz yüze görüşmek güçlü bir bağlantı hissi verir. İnsanları sadece yarım saatlik bir toplantı için 200 km sürüklemek istemeseniz de, mümkünse, telekonferanstan kaçınmak için insanlar zaten aynı mekandayken toplantılar yapın ve katılımcıları mümkün olduğunca yüz yüze konuşmaya teşvik edin.

7) İnsanların Dikkat Süresinin Sınırlı Olduğu Gerçeğine Saygı Gösterin

Farkındalığı sürdürmek için odaklanma ve dikkat çok önemlidir. Aynı zamanda zor bir iş ve sınırlı arz var. Bu nedenle başkanın buna saygı göstermesi ve toplantıların kısa ve yerinde tutulmasını, gerekirse molalar ve ikramlar sağlanmasını sağlaması gerekir.

8) Başkan olarak Odağı Sürdürün

Başkan, toplantının odak noktasıdır. Kim konuşursa konuşsun, büyük olasılıkla odadaki en az bir kişi, sandalyenin ne yaptığından kesinlikle haberdar olacaktır. Bu nedenle, sandalyenin bedeni kadar zihninde de mevcut olması ve erken ayrılıp diğerlerinin devam etmesine izin vermemesi gerekir. Başkanın ayrıca, toplantıyı tekrar rotaya çekerek ve gerekirse yapıyı netleştirerek odaklanmış tutmada rolü vardır.

9) Yeni Fikirlerin ve Önceliklerin Tartışılmasına İzin Verin

Farkındalık tamamen ‘şimdi’, şimdiki an ile ilgilidir. Toplantı, şirketin veya kuruluşun geçmişte işleri nasıl yaptığına odaklanırsa, yeni ve ortaya çıkan fikirleri gözden kaçırma olasılığı yüksektir. Bu nedenle başkanın, tartışmalar geliştikçe sürece dahil olması ve ortaya çıkarsa yeni önceliklere direnmemesi gerekir. Bunu yapmanın en iyi yolu, gerekli bilginin ortaya çıkmasını teşvik edecek ve grubun en etkili kararları vermesine yardımcı olacak ‘şu anda’ ihtiyaç duyulan şeye odaklanmaktır.

10) Toplantının Yapısını Şekillendirin

Bir başkasının gündemi şekillendirmesine izin vermek ne kadar kolay olursa olsun, sandalyenin yoğun bir şekilde işin içinde olması önemlidir. Başkanın ayrıca, toplantı yapısının ortaya çıktıkça şekillenmesinde ve gerektiğinde esnek bir şekilde gelişmesine izin verilmesinde rolü vardır. Başkan, toplantının yapısına dikkat ederek, diğer herkes içeriğe odaklanabilir ve dolayısıyla bilinçli kararlar alabilir.

Sadece Sağduyu?

Bu on adımın çoğunun sadece sağduyu olduğunu düşünüyor olabilirsiniz. Ve böyle yola çıktıklarında oldukça açık görünüyorlar. Ancak, hem Cranfield hem de başka yerlerdeki araştırmalardan, bunların mutlaka bir norm olmadığı anlaşılıyor.

Başkan olarak, bu on noktanın birkaçını bile toplantılarınıza dahil ederseniz, toplantılarınızın daha etkili hale geldiğini göreceksiniz. Bunların hepsini birleştirirseniz, başkanlığını yaptığınız grupların daha etkili kararlar verdiğini ve insanların beden ve zihinsel olarak katılmaya daha istekli olduğunu kesinlikle göreceksiniz.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu