Yazma Becerileri

Etkili E-postalar Yazma

E-postalar, iş dünyasında standart iletişim yöntemi olarak büyük ölçüde harflerin yerini almıştır.

Ayrıca, okul, kolej veya üniversite gibi diğer alanlarda ve hatta sağlık hizmetleri hakkında da sıklıkla resmi iletişim için kullanılırlar. Ancak çoğumuz, e-posta yoluyla olabildiğince etkili bir şekilde iletişim kurmakta zorlanıyoruz.

E-postalarınızın etkili olmasını sağlamanın bir sanatı var: yani okundukları ve sonuç olarak gerekli eylemin yapıldığı.

Bu sayfa, bu sanatı araştırıyor ve elektronik iletişimlerinizde daha etkili olmanızı sağlamak için mümkün olduğunca açıklığa kavuşturuyor.

Etkili E-posta nedir?

Bu sayfanın amaçları doğrultusunda, etkili bir e-posta, okunan bir e-posta olarak kabul edilir-ve hiçbir şekilde tüm e-postalar değildir-ve sonra istediğiniz şekilde hareket edilir. Örneğin, alıcı eki açıp okur ve ardından yanıt verir.

Bu sayfada, e-posta yazma ve gönderme yönteminizdeki çok küçük değişikliklerin nasıl büyük farklar yaratabileceği anlatılmaktadır.

Uygun adresleme

‘Kime’ ve ‘Cc’ kutularını uygun şekilde kullanıyor musunuz?

  • ‘Kime’ kutusu, harekete geçmesi gerekenler içindir.
  • ‘Cc’ kutusu, yalnızca bilgi için e-postayı görmesi gerekenler içindir.

İstisna: Bcc

Alıcıların e-posta adreslerini korumanız ve bunları başkalarına ifşa etmemeniz gereken durumlarda alıcıların harekete geçmesine ihtiyaç duysanız bile ‘Gizli’ kullanın.

Örneğin, kulüpler veya topluluklar, ister bir bütün olarak ister belirli alt gruplar olarak, kulüp üyelerine gönderilen tüm postalarda bcc kullanmalıdır.

Birini neden cc’lediğinizi vurgulamak veya açıklamak isterseniz, e-postanızın sonuna bir cümle ekleyin.

Konu

Konu, insanlara e-postanızın ne hakkında olduğunu söylemenin ve açılma olasılığını artırmanın bir yoludur.

Ayrıca, birisinin e-postanızı şimdi mi yoksa daha sonra mı okuması gerektiğini hızlı bir şekilde göstermenin bir yoludur.

“Son e-postanız” veya “Sağlık” gibi genel konuları KULLANMAYIN.

Bunun yerine, konuyu olabildiğince açık ve net hale getirin ve ayrıca alıcının ne yapması gerektiğini söyleyin, örneğin:

Konu: ACİL! ŞİMDİ OKUYUN VE YANIT VERİN: Okul gezisi için izin gerekli Konu: BİLGİ İÇİN: Gelecek yıl için görev tarihleri

Bu durum alıcının gerekirse hemen harekete geçmesine izin verecektir. Ayrıca, alıcıdan başka birinin, örneğin sekreterin, alıcıyı uyarabileceği için e-postalarını genellikle kontrol etmesi de yardımcı olacaktır.

Bunu kötüye kullanma eğiliminde OLMAYIN. E-postaları her zaman acil olmadıkları halde acil olarak işaretlerseniz insanlar çabucak öğreneceklerdir.

E-postanın Gövdesi

E-postanın gövdesi, içeriği koyduğunuz yerdir: insanların bilmesini veya yapmasını istediğiniz şey.

Bunun üç ana yönü vardır: yapı, içerik ve üslup.

1. Yapı

E-postanız neredeyse kesinlikle ekranda okunacaktır. Bu nedenle, özellikle mobil cihazlarda yoğun metin parçalarının okunmasının zor olduğu unutulmamalıdır. Yapının metninizin daha kolay okunmasını ve özellikle alıcıların hızlı bir şekilde tarayıp önemli parçaları seçmesini sağladığından emin olmak için biraz zaman ayırmak iyi bir fikirdir.

Bunu yapmanın yolları şunları içerir:

  • Metni bölmek için madde işareti veya numaralı listeler kullanma. Bu durum özellikle birkaç belge ekliyorsanız ve her biri hakkında açıklama yapmak istiyorsanız veya biraz farklı şeyler yapmak için farklı alıcı gruplarına ihtiyacınız varsa kullanışlıdır.
  • Belirli alıcılardan yapılması gereken işlem gibi önemli mesajları vurgulamak için kalın veya altı çizili kullanmak. Farklı alıcıların farklı işlemler yapmasını istiyorsanız adların altını çizmek özellikle yararlıdır.
  • Metni daha küçük paragraflara bölme. Her paragrafta en fazla iki veya üç cümle bulunmasını hedefleyin.

2. İçerik

Yine, e-postanızı okuyanların çoğunun onu bir ekranda ve muhtemelen bir akıllı telefonda okuyacağını hatırlamak önemlidir. Maksimum etki için, bu nedenle açık ve kısa olması gerekir.

Mümkün olduğunca açık ve net olduğundan emin olmak için metninizi oluşturmak için biraz zaman harcamaya değer. Örneğin:

  • Kısa cümleler kullanın. Bir cümle ekranınızda ikiden fazla satıra denk geliyorsa, uzunluğunu azaltın veya ikiye bölün.
  • Cümle yapınızı basit tutun. Alt maddeler ve parantez kullanmaktan kaçının.
  • Kısa, anlaşılır kelimeler kullanın. Sözlerinizi olabildiğince basit tutun. Bununla ilgili daha fazla bilgiyi Plain English sayfamızda bulabilirsiniz. Tez Yazma sayfamızda (Yazma Stili bölümünde) kaçınılması gereken bazı yararlı ifadeler de vardır.
  • Sonunda özetleyin. Bu özellikle eylemler için önemlidir. Fakat yine de kısa bir özet sağlamak iyi bir fikirdir, özellikle e-posta oldukça uzunsa.

Yazma becerileriyle ilgili sayfalarımız, yazılı olarak açıkça iletişim kurmakta zorlanmanız durumunda da yardımcı olacaktır.

Ekler

Ekler, özellikle herkesin okuması gerekmiyorsa, büyük miktarda metin paylaşmanın iyi bir yoludur. E-postanın gövdesine içeriğin kısa bir açıklamasını eklemelisiniz.

Birkaç belge ekliyorsanız, e-postada göründüğü şekliyle belgenin adını kullanarak hangisinin hangisi olduğunu netleştirerek her birini açıkladığınızdan emin olun. Örneğin:

“Dört belge ekliyorum:

  • Bu eylemin çevresel etkisine ilişkin ana rapor (report.doc);
  • Avukatın yasal çıkarımlara ilişkin görüşü (solicitor.pdf);
  • Konsültasyonumuza verilen yanıtların kısa bir özeti (consultationsummary.xlsx); ve
  • Devam etme lehinde ve aleyhinde ana argümanları gösteren tek sayfalık bir özet (özet.docx).”

Ayrıca, her birini okumayı beklediğiniz kişiler hakkında da bir şeyler ekleyebilirsiniz. Örneğin (yukarıdaki belgeler için):

“Lütfen ana alıcılar dördünü de okuyacak ve bunu mümkün olan en kısa sürede yaptıklarını onaylayacaklar. Kopya alıcıları tek sayfalık özete konsantre olmak isteyebilir.”

E-postanın gövdesine kolayca yerleştirilebilecek kısa notlar veya mektuplar için ekleri KULLANMAYIN.

3. Ses

E-postaları yorumlamaya yardımcı olacak beden dili, ses tonu veya yüz ifadesi yoktur. Bu nedenle sözleriniz büyük olasılıkla göründüğü gibi alınacaktır. Kibar olduklarından ve yanlış yorumlamaya açık olmadıklarından emin olmak iyi bir fikirdir.

Kullanılacak en iyi üslup tamamen tarafsızdır: mizah yok, alay yok, sadece basit bilgi sağlama.

Oturumu kapatma

E-postanızı daima gerekli eylemi hatırlatarak ve ardından kibar bir selamlamayla kapatın. İnsanlardan harekete geçemiyorlarsa veya herhangi bir şey tartışmak istiyorlarsa size telefon etmelerini (ve telefon numaranızı eklemelerini) istemeniz iyi bir fikirdir.

Bunu adınız, uygunsa iş unvanınız ve iletişim bilgilerinizle takip edin.

Bu kısa kılavuzu kullanmak, e-postalarınızın etkinliğini artırmalıdır.

Ayrıca, rahatsız edecek bir şey yapmadığınızdan emin olmak için sayfamızı iyi bir e-posta görgü kuralları ile okumak isteyebilirsiniz.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu