Kişilerarası becerileri

Etkili Toplantıların Planlanması ve Yapılandırılması

İnsanlar iş, kişisel ilgi alanları ve boş zaman etkinlikleri dahil olmak üzere çok çeşitli nedenlerle toplantılara katılırlar.

Çoğu insan hayatlarının bir noktasında toplantılara katılmak zorunda kalacak ve birçok insan bunu düzenli olarak yapıyor.

Toplantılar iş yerinde, bir organizasyon içinde, bir spor grubu içinde, bir Okul Aile Birliği, bir kilise grubu veya sayısız diğer komitelerden birinde yapılabilir.

Bu sayfa, toplantıların resmi bir durumda nasıl yapılandırıldığını inceler. İyi bir hazırlık ve etkili bir başkanın bir toplantının başarısına bir yön veya amaç duygusu vererek nasıl katkıda bulunabileceğini araştırır.

Bazı toplantılar, katılımcılara, çok az şey başarıldığı için zamanlarını boşa harcadıklarını hissettirir ve bunun birçok nedeni olabilir. Bu sayfa, toplantıların neden daha az başarılı olabileceğine bakar ve katıldığınız toplantılardan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlayacak yardım ve tavsiyeler sunar.

Toplantı nedir?

Bu sayfanın amaçları doğrultusunda, bir toplantı, ortak amaç ve hedefleri paylaşan ve sözlü ve yazılı iletişim yoluyla ulaşılan hedeflere katkıda bulunan üç veya daha fazla kişinin bir araya gelmesidir.

Toplantıların Amacı

Toplantılar, aşağıdakiler için kullanılabilecekleri için önemli bir organizasyonel araçtır:

  • Toplayın ve fikirler geliştirin
  • Plan
  • Problemleri çözmek
  • Karar vermek
  • Anlayış yaratın ve geliştirin
  • Coşkuyu ve inisiyatifi teşvik edin
  • Bir yön duygusu sağlayın
  • Ortak bir amaç oluşturun

Toplantı Bileşenleri

Bir toplantı aşağıdaki üç ana bileşene ayrılabilir:

  • İçerik, her bireyin bir toplantıya getirdiği bilgi, bilgi, deneyim, uzmanlık, görüş, fikir, tutum ve beklentilerdir.
  • Etkileşim, katılımcıların bir toplantının içeriğiyle ilgilenmek için birlikte çalışma biçimidir. Bu, işbirliği, dinleme, katılım ve güvene doğrudan etkisi olan katılımcıların duygu, tutum ve beklentilerini içerir.
  • Yapı, toplantının amacına/hedeflerine ulaşmak için hem bilginin hem de katılımcıların organize edilme şeklidir.

Toplantı Türleri

Pek çok farklı türde toplantı vardır; burada alışkın olanlara odaklanıyoruz:

  • Bilgi vermek
  • Danışın
  • Problemleri çözmek
  • Karar vermek

Bilgilendirme Toplantıları

Bunlar, bir üyenin, genellikle başkanın olgusal bilgilere sahip olduğu veya orada bulunan herkesi etkileyen ve iletmek istediği bir karara sahip olduğu en basit toplantılardır. Bu tür toplantılar resmi olma eğilimindedir, çünkü amaçları üyelere gerçek bir anlayış sağlamak ve herhangi bir çıkarımı veya bu tür bilgilerin en iyi şekilde nasıl kullanılacağını tartışmaktır.

Danışmanlık Toplantıları

Bunlar, belirli bir politikayı veya yeniliği tartışmak için kullanılan toplantılardır ve katılımcıların böyle bir politika veya fikir hakkındaki görüşlerini almak için kullanılabilir. Bir örnek şunlar olabilir:

  • Mevcut bir politikayı inceleyin
  • Eksiklerini belirtin
  • Değişiklik önerin
  • Böyle bir değişikliğin avantajlarını vurgulayın
  • Herhangi bir zayıflığı kabul edin
  • Yorumları davet edin

Problem Çözme Toplantıları

Bu toplantılar, başkanın sorunu olabildiğince açık bir şekilde tanımlamasına bağlıdır. Üyeler deneyimlerine, uzmanlıklarına veya ilgi alanlarına göre seçilmeli ve daha sonra fikir üretmelerini, tavsiyelerde bulunmalarını ve sonuçlara ulaşmalarını sağlamak için mümkün olduğunca fazla bilgi verilmelidir. (Ayrıca bakınız: Problem Çözme)

Karar Alma Toplantıları

Bu tür toplantılar, yerleşik bir prosedür yöntemini izleme eğilimindedir:

  • problemin tanımı
  • Sorunun analizi
  • Fikirleri ortaya çıkarın
  • Hangisinin en iyisi olduğuna karar verin
  • Sonuçlara ulaşın

(Ayrıca bakınız: Karar Verme)

Birçok kuruluş, kulüp ve topluluk, üyelerin ilerlemeyi rapor etmesine ve tartışmasına ve mevcut ve gelecekteki planlamayı kasıtlı olarak ele almasına olanak sağlamak için düzenli toplantılar yapar. Bu tür toplantılar, yukarıdaki dört örneğin her birinin unsurlarını içerebilir.

Toplantı Planlama ve Hazırlık

Herhangi bir toplantının başarısı için birinci derecede önemli olan, başkanın tutumu ve liderliğidir. Bir toplantıda, başkan liderdir ve bu nedenle herhangi bir çalışma grubunun lideriyle aynı işlevi yerine getirmesi gerekir.

Bir toplantının etkili olabilmesi için başkanın:

  • Gündemdeki konuların tartışılmasını planlayın, organize edin ve kontrol edin.
  • Uyumlu ilişkileri teşvik ederek ve geliştirerek grubu koruyun.
  • Herkesi katkıda bulunmaya teşvik ederek, çabalarını ödüllendirerek ve herhangi bir zorlukta onları destekleyerek bireyleri motive edin.

Herhangi bir toplantıdan önce, başkan aşağıdaki soruları sormalı ve çözmelidir:

  • Toplantının amacı nedir?
  • Toplantı uygun mu?
  • Toplantı nasıl planlanmalı?
  • Toplantıya kimler katılmalı?
  • Toplantı için ne tür bir hazırlık gerekiyor?

Toplantının Amacı Nedir?

Tüm toplantıların bir amacı veya amacı olmalıdır ve başkan aşağıdaki gibi sorular sormalıdır:

  • Bu toplantıyla ne elde edilecek?
  • Belirli bir konuda tavsiye gerekli mi?
  • Derhal tartışılması gereken bir sorun mu ortaya çıktı?
  • Bu, üyeleri ‘iletişim halinde’ tutmak için düzenli bir toplantı mı?

Toplantı Uygun mu?

Başkan, her zaman bir toplantının gerekli olup olmadığını veya diğer bazı iletişim araçlarının daha uygun olup olmadığını, örneğin notları veya yorumları davet eden kişilere yönelik e-postaları hedeflemelidir. Gereksiz toplantılar zaman kaybedebilir, hayal kırıklığına ve olumsuzluğa yol açabilir ve gelecekteki toplantılara katılma motivasyonunu düşürebilir.

Toplantı Nasıl Planlanmalıdır?

Bu, büyük ölçüde yapılacak toplantının türüne bağlı olacaktır. Ne kadar düşük düzeyli veya gayri resmi olursa olsun her toplantının arkasında bir mantık bulunmalıdır ve bu büyük ölçüde içeriği belirleyecek ve planlamanın nasıl ilerlemesi gerektiğini gösterecektir.

Toplantıya Kimler Katılacak?

Buna genellikle toplantının doğası tarafından karar verilir. Küçük bir organizasyonda, bir toplantı tüm personel üyelerini kapsayabilir, oysa bir çalışma grubu veya komite toplantısında üyeleri önceden belirlenmiş olacaktır. Büyük bir organizasyonda veya departmanda, katılan personel başkalarını temsil ediyor olabilir. Bu tür bir temsilin tüm sonuçlarının, yalnızca kendileri adına konuşmadıkları için ilgili bireyler tarafından gerçekleştirilmesi önemlidir. İşyeri dışındaki toplantılar, yönetim kurulu üyelerini veya diğer ilgili tarafları içerebilir.

Toplantı için Hangi Hazırlıklar Gerekiyor?

Tüm katılımcılardan azami katkı sağlanacaksa, toplantının amacı herkes tarafından kabul edilmelidir. Bunun en somut ifadesi, toplantıya davet edilen herkese önceden dağıtılması gereken gündemdir. Gündem şunları yapmalıdır:

  • Toplantının zamanını ve yerini verin.
  • Bunları kimin tanıtacağını belirterek ele alınacak konuları listeleyin.
  • İlgili belgeleri ekli bulundurun.
  • Toplantının kapanacağı zamanı verin.

Gündem: Bu, toplantının taslak planıdır. Çoğu resmi toplantıda, sekreter tarafından başkanla istişare edilerek hazırlanır. Sekreter gündemi, eşlik eden belgeler dahil olmak üzere toplantıdan çok önce iletmelidir. Sekreter ayrıca gündeme konulmasını talep eder.

Düzenli toplantılar genellikle son toplantıdan alınan tutanaklarla başlar ve bunu bir önceki toplantıda olanlarla bir bağlantı oluşturan ‘ortaya çıkan konular’ izler. Toplantıların çoğu, herkese gerçek son dakika öğelerinin gündeme getirilmesi için fırsat veren ‘başka herhangi bir işle’ (AOB) sonuçlanır; ancak daha resmi toplantıların gündemde AOB maddeleri listelenebilir.

Bir gündem örneği şunlar olabilir:

  • Yokluk için özür dilerim.
  • Son toplantının tutanakları.
  • Ortaya çıkan sorunlar (son toplantı tutanaklarından).
  • Madde 1 -Eğitim ve Geliştirme.
  • Madde 2 # Finansman Raporu.
  • Madde 3 # Finans ve Ekipman.
  • AOB (Diğer İşler).
  • Bir sonraki toplantının saati ve tarihi.

Elbette gündemde daha fazla madde olabilir. Daha fazla bilgiyi Gündem Belirleme sayfamızda bulabilirsiniz.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu