Sunum becerileri

Halkın Katılımı Etkinliklerini Yönetme

Gittikçe daha fazla kuruluşun yerel alandaki herhangi bir değişiklik veya hizmet sağlama konusunda kamuoyuna danışması gerekiyor.

Belirli bir bölgede büyük işverenler olan şirketler, yer ve/veya faaliyetleri değiştirmeden önce yerel sakinlere danışmak isteyebilir.

Etkili bir halkın katılımı toplantısı düzenleyebilmek ve yürütebilmek bu nedenle daha önemli hale geliyor.

Bu sayfa, yapmanız gerekebilecek şeyler hakkında bazı fikirler verir.

Halkın Katılımı Toplantısının Düzenlenmesi

Halkın katılımı toplantılarını planlamanın ve organize etmenin göz önünde bulundurmanız gereken birkaç yönü vardır.

Bunlar şunları içerir:

1. Zamanlama

Halkın katılımı toplantılarının zamanlaması çok önemlidir. Yanlış anlarsanız, bir şeyleri gizlemeye çalışmak ve insanların katılmasını engellemekle suçlanacaksınız. Bu nedenle, kimin katılmak isteyebileceğini ve onlar için en uygun zamanın ne olacağını düşünmeniz çok önemlidir.

Örneğin:

  • Çoğunlukla başka kuruluşlardan kişilerin katılmasını mı istiyorsunuz? Eğer öyleyse, işlerinin bir parçası olarak yapacakları için gün içi idealdir.
  • İlgilenenler, özel sıfatlarıyla topluluğun üyeleri olma ihtimalleri var mı? Öyleyse, toplantıyı akşam yapmanız gerekebilir.

2. Mekan

Yine, katılımcılar kararın anahtarıdır. Mekan, katılma ihtimali olan herkesi tutacak kadar büyük ve katılımcılar için uygun bir yer olmalıdır. Ayrıca, istişare masrafları kamuya mal oluyorsa, bunun ağır bir şekilde eleştirilmesi muhtemel olduğundan, pahalı olması gerekmez. Ayrıca, park yeri olup olmadığını ve yoksa, insanlara park etmelerini önerdiğiniz yerleri de göz önünde bulundurmalısınız.

3. Bir Başkan ve/veya Tarafsız Kolaylaştırıcı

Özellikle konu tartışmalı ise, büyük toplantıları ve etkinlikleri yürütme konusunda bol deneyime sahip tarafsız bir kolaylaştırıcı bulundurmak iyi bir fikirdir.

Seçilecek iyi insanlara örnek olarak, yerel belediyenizden veya komşu bölgeden bir yerel meclis üyesi, bir gazeteci veya halkın katılımı toplantıları düzenleme deneyimi olan bir danışman dahildir.

Sandalyeyi ödemeniz gerekecek, bu yüzden masrafları karşılayabileceğinizden ve haklı gösterebileceğinizden emin olun.

Sandalyeye, ortaya çıkması muhtemel sorunlar ve belirli noktaları kimlerin cevaplayabileceği hakkında önceden bilgi vermek iyi bir fikirdir. İster ‘dinleme modunda’ olsun ya da endişelere yanıt vermeye çalışmak olsun, genel yaklaşımı kabul etmek de yararlıdır.

4. İlgili Kuruluş (lar) dan Katılımcılar

Bir basın toplantısı düzenlerken, ilgili kuruluşlardan kimlerin katılacağı ve rollerinin ne olması gerektiği konusunda biraz düşünmeniz gerekir.

Örneğin:

  • İlk tekliflerinizi kim sunmalıdır?
  • Tekliflerden herhangi birinin ayrıntıları hakkında başka birinin sunum yapması gerekiyor mu?
  • Bir soru cevap oturumu düzenlemeyi planlıyor musunuz? Öyleyse, panelde hangi uzmanlığa ihtiyacınız var?

Ayrıca katılımcılarınızın yeterince hazırlıklı olduğundan emin olmanız gerekir. Bir soru cevap oturumu yürütmeyi teklif ediyorsanız, özellikle düşmanca bir sorgulama söz konusu ise, biraz pratik yapın. Bununla ilgili daha fazla bilgi için Basın Konferansı ve Kriz İletişimi Yönetme sayfalarımıza bakın.

Ayrıca, özellikle resmi olarak sunum yapmaya alışkın değillerse, sunum yapanların rolleri konusunda rahat olduklarından emin olmalısınız.

5. Gündem

Çalışan bir emir ve süreye karar vermelisiniz. Etkinlik yaklaşık iki saatten fazla sürerse, insanların gitmesini önlemek için kahve ve rahatlama molaları da eklemeniz gerekebilir.

Etkinliğin yürütülmesine yardımcı olacak bir katkısı olabileceği için tarafsız başkanla gündemi kabul etmek iyi bir fikirdir.

Halka açık bir istişare etkinliğinde, ister bir soru-cevap oturumu yoluyla olsun, ister sadece insanları yorum yapmaya davet etmek olsun, izleyici görüşlerini toplamak için bazı araçlara sahip olmak isteyeceksiniz, bu da dikkate alınacaktır. Bunu nasıl idare edeceğinizi ve herhangi bir soruyu hemen yanıtlamaya çalışıp çalışmayacağınızı veya sadece dikkate alınması için hepsini not edip etmeyeceğinizi önceden kabul etmeniz gerekir. Bunu panelinizle ve bağımsız başkanla aynı fikirde olmalı ve aynı zamanda dinleyicilere ne bekleyeceklerini bilmeleri için o gün söylemelisiniz.

6. Seyirci

Hedef kitlenizin yalnızca davetiye mi olacağına veya sadece o gün gelip gelmeyeceklerine karar vermelisiniz. Çoğunlukla kuruluşlara danışmak istiyorsanız, yalnızca davet en iyisi olacaktır. Bununla birlikte, bunun elitist görünme ve en güçlü endişeleri olan bazı insanları dışlama potansiyeline sahip olduğunun farkında olmalısınız. Bu nedenle, yalnızca belirli durumlarda uygundur, örneğin bir teklifin teknik ayrıntılarını değerlendirirken veya bireylerden değil, belirli gruplardan girdi almak istediğinizde.

Kuruluşları temsilci göndermeye davet ederken, kaç tane göndermeleri gerektiğini önermek ve alan kısıtlamaları olduğunu açıklamak isteyebilirsiniz. Ayrıca kuruluşlara uygun temsilcileri davet etmeleri için yeterli zaman vermeniz gerekir.

İnsanların o gün gelmesine izin veriyorsanız, etkinliği nasıl duyuracağınızı düşünmeniz gerekir. Etkilenen kuruluş (lar) daki afişler ve yerel radyolar da iyi bir seçenektir. Ayrıca yerel gazetelere reklam verebilir, kendinizin ve başkalarının web sitelerini kullanabilir ve yerel özel ilgi gruplarını üyelerine duyurmaları için davet edebilirsiniz.

Kimin katıldığını bilmek için izleyicilerinizi bir şekilde kaydetmeyi isteyip istemediğinizi de düşünmelisiniz. Öyleyse, hangi bilgilere ihtiyacınız var ve bunları nasıl toplayacaksınız? Örneğin, herkesten gelirken ad, adres ve konuya ilgi gösteren bir katılım belgesi imzalamalarını isteyebilirsiniz. Öyleyse, gecikmeye neden olmaması için bol miktarda çarşafınız olduğundan emin olun.

Ayrıca, belirli seyirciler için herhangi bir özel düzenleme yapmak isteyip istemediğinizi de düşünmeniz gerekir.

Örneğin, özellikle engellileri etkileyecek hizmetler hakkında danışmanlık yapıyorsanız, tekerlekli sandalye kullanıcılarının rahatlıkla katılmasını sağlayacak düzenlemeler yapmalısınız. Küçük çocuklu annelere yönelik hizmetler konusunda danışmanlık yapıyorsanız, kreş imkanları sağlamanız gerekiyor mu?

7. Not Alıcı

Tüm konular ve sorulan sorular dahil olmak üzere günün bir kaydına ihtiyacınız olacak. Bir stenograf, toplantının sesli kaydını veya not tutucusu kullanabilirsiniz. Kaydın ne kadar dolu olması gerektiğine gerçekten bağlı, bu da sorumlu olanlarla verilecek bir karar.

Bir not tutucunuz varsa, ortaya çıkan sorunlar hakkında anında geri bildirim sağlayabilirsiniz. Makul yeterliliğe sahip bir kişi, tüm soruları sorulduğu şekilde kaydedebilmeli ve ardından oturumun bitiminden yaklaşık yarım saat sonra konuları konularına göre gruplandırabilmelidir. Uzun bir kahve molanız veya bir öğle yemeği molanız varsa, bundan sonra ortaya çıkan temel konular hakkında geri bildirimde bulunmalı ve dinleyicilerinizin endişelerini duyduğunuzu bilmesini sağlamalısınız.

8. Ses Sistemi ve Diğer Ekipmanlar

Resmi bir sunum yapacaksanız, yüksek kaliteli ekipmana sahip olmanız gerekir. Bu, özellikle bir konferans salonu kullanıyorsanız sağlanabilir, ancak sadece bir kamusal binada bir odayı kullanıyorsanız, çok yüksek kalitede olmayabilir. Bir soru cevap oturumunuz varsa, herkesin duyulabilir olması gerekir, bu da hepsinin mikrofona ihtiyacı olduğu anlamına gelir.

Profesyonel bir ses sistemi kiralamak ve onu sizin için çalıştıracak birini isteyebilirsiniz.

9. İkram

Herhangi bir yemek servisi sağlamanız gerekip gerekmediği, toplantının uzunluğuna ve ayrıca zamanlamasına bağlıdır.

Yemek servisi pahalıdır ve bu nedenle kamu sektörü etkinliklerinde modası geçmiştir. Ancak, insanlardan yaklaşık iki saatten fazla bir süre orada bulunmalarını istiyorsanız, en azından bir içki sağlamanız gerekir. Onlardan bütün gün orada olmalarını istiyorsan, öğle yemeği vermen mantıksız değil.

10. Oturma Düzenleri

Şunları göz önünde bulundurmanız gerekebilir:

  • Sunucularınızı ve panelinizi hem oturumları sırasında hem de geri kalan zamanlarda oturacağınız yer. Sunumlar sırasında sahneye oturmak istemeyebilirler. Ayrıca tüm toplantı boyunca kalmaları gerekip gerekmediğine veya zamanlarından sonra ayrılabileceklerine de karar vermelisiniz.
  • Kaç seyirci koltuğu sağlamanız gerektiği ve odada nereye yerleştirilmeleri gerektiği. Beklenenden daha fazla insanın gelmesi durumunda bir yedek sandalye stoğuna sahip olmaya değer.

11. Etkinlikten Sonra

Etkinlikten sonra geri beslenmenin bir yoluna ihtiyacınız olacak. Bazı kamuya açık istişareler düzenleyici gereklilikler tarafından kısıtlanır, ancak diğerleri tamamen açık olabilir. İzleyicilere bundan sonra ne olacağını ve süreçten ne bekleyebileceklerini anlatmak faydalıdır. Aksi takdirde, kendinizi önümüzdeki altı ay boyunca, herhangi birinin ilerlemeyi ne zaman duymayı bekleyebileceği konusunda sorgularken bulabilirsiniz ve bu, başka herhangi bir işi yapma şansınızı ciddi şekilde etkileyecektir.

Son Söz

Bu sayfa, bir halka açık danışma etkinliği düzenlemeniz gerektiğinde göz önünde bulundurmanız gereken bazı alanlar için gerçekten sadece hızlı bir kılavuzdur.

Hepsinin en önemli yanı, muhtemelen tüm bunların halkın üyeleriyle ilgili olduğunu hatırlamaktır. Katkıda bulunmak istiyorlar ve bunu en iyi nasıl yapabileceklerini düşünmeniz gerekiyor. Düzenlemeler bunun dışında kalmalıdır ve bunu başlangıç ​​noktanız olarak alırsanız, büyük olasılıkla çok daha fazla başarı elde edersiniz.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu