Yazma Becerileri

İkna Eden, Etkileyen ve İkna Eden E-postalar Yazın

Bir e-postada neyin işe yarayıp neyin yaramadığını derinlemesine incelemeden önce, gerçekleri açıklığa kavuşturalım:

Birini etkilemeye çalışıyorsanız, e-posta her zaman en iyi iletişim aracı değildir. E-postaya dayanan ilişkiler zorlu bir savaşa girebilir ve kısa bir telefon görüşmesi bile bir değişimin dinamiğini tamamen değiştirebilir.

Bana inanma İddiamı destekleyecek bilimim var:

Bilim:

Janice Nadler Ph.D. Northwestern ve Duke üniversitelerinden hukuk öğrencilerini eşleştirdiler ve her çiftten bir araba satın alma konusunda anlaşmalarını istedi.

Ekipler tamamen e-posta yoluyla pazarlık yapacaklardı, ancak yarısına gizlice müzakereden önce eski güzel telefonda kısa bir sizi tanıma sohbeti yapmaları söylendi.

Sonuçlar çarpıcıydı. Telefonla ilk kez sohbet eden müzakerecilerin bir anlaşmaya varma olasılığı yalnızca e-posta kullananlara göre dört kat daha fazlaydı. Hiç konuşmayanların çıkmaza girme olasılığı daha yüksek değildi; ayrıca müzakere konusunda sık sık kızgın ve kızgın hissediyorlardı.

Götürmek:

Elektronik iletişimde eksik olan unsur, uyum ve anlık duygusal geri bildirimdir. Yüz ifadeleri, ses tonu ve jestlerin tümü e-postada eksik olan ipuçlarıdır (gülen yüz ifadeleri ve ünlem işaretleri bunların yerini almak için yalnızca çok şey yapabilir).

Tipik bir e-posta mesajına bakalım:

Yazılanlar: Tamam, idare edebilir miyim bakacağım. Ne duyuldu: Zaten çok işim var ama sen iğrenç olduğun için daha fazlasını biriktiriyorsun. Yapacağım çünkü başka seçeneğim yok. Sence ben ne Eşek! Ne yazılabilirdi: Programımdaki diğer şeylerle işim biter bitmez ona ulaşacağım. Biraz zaman alabilir, bu acil mi?

Neyi kastettiğimi anla?

İkna Eden, Etkileyen ve İkna Eden E-postalar Nasıl Yazılır:

Birinci Kural:

Kişisel Not ile başlayın.

Sadece “iyi olduğunuzu ummak” değil, “bu hafta sonu balık tutma geziniz nasıldı?” gibi daha kişisel bir şey. ya da yabancılara e-posta gönderirken, “Sitenizin büyük bir hayranıyım ve feminizmle ilgili son yazınız gerçekten bende bir etki yarattı” gibi kişisel bir şey söyleyerek başlayın.

Konuya gelmek iyidir, ancak bir veya iki kişisel not eklemek tüm alışverişi ısıtabilir.

Kural İki:

Bu Duyguları Ehlileştirin:

Duygular, özellikle öfke ve çaresizlik, tamamen parmaklarınızdan e-posta mesajınıza sızar ve öfkeli, kabul edilemez, profesyonelce olmayan ve saygısız gibi yüksek duygusal kelimeler, anlamı yumuşatmak için yüz ifadeleriniz olmadığında yeni bir e-posta alışverişinde özellikle tehlikelidir.

Daha yumuşak alternatifler bulmaya çalışın veya daha da iyisi, kendinizi kızgın, yanlış anlaşılmış veya başka bir şekilde yoğun hissediyorsanız, o e-postayı yazmayın!

Üçüncü Kural:

Kısa ve güzel tut:

Daha uzun bir e-posta, tüm noktaları ele aldığınız anlamına gelmez, bu sadece insanların mesajınızı boş bıraktığı, çünkü sadece draaaaaag olduğu için daha fazla alan ayırma odası verdiğiniz anlamına gelir.

Bunun yerine şu aptalca kanıtlanmış formülü kullanın:

  • İki satır kişisel açıcı
  • Konunun bir paragraflık (4-5 satır) gövdesi
  • İki satır sonraki eylemler veya istenen sonuç
  • Sıcak bir notla iki satır kapanış
  • Dördüncü Kural:

    İki Kez Oku:

    E-postayı göndermeden önce en az bir kez (ideal olarak belirli aralıklarla iki kez) okudunuz mu?

    Bu, özellikle yanlış yorumlanabilecek veya belirli bir eylemin gerekli olduğu bilgileri paylaştığınız e-postalar için önemlidir. Son bir okuma, işten çıkarılma ile acil eylem arasındaki fark anlamına gelebilir.

    Beşinci Kural:

    Kahve Fincanı Kuralı:

    Kritik bir e-postaysa, hiçbir koşulda hemen GÖNDERMEYİN.

    E-postayı yazın ve göndermeden önce taslak olarak kaydedin (özellikle gecenin yarısı, yarı uyuyan görevliler için).

    E-postayı taslak klasöründe bırakın ve bu gönder düğmesine basmadan önce bir fincan kahve için. O cuppa sözünden sonra e-postayı yeni bir ışıkta göreceksiniz!

    Altıncı Kural:

    Konu Satırında Uzmanlaşın:

    E-postanızın konu satırı amacına hizmet ediyor mu?

    Konu yerine e-posta konuları olarak istenen eylemleri kullanmayı düşünün; postanızın nasıl açıldığını ve bir yanıt üreteceğini göreceksiniz. Örneğin, bir müşteriye veya ekip liderine gönderilen bir e-postada, “Lütfen Eyleminize İhtiyacınız Var” gibi bir şey, görevin konu satırı “Toplantı Notları” yerine çok daha hızlı tamamlanmasını sağlar.

    Belki de en önemli e-posta görgü kuralları genel nezakettir.

    Bir e-postada bir kişiye yüzüne söylemeyeceğiniz hiçbir şey yazmak istemezsiniz.

    Pek çok insan e-postayı bilgisayar monitörlerinin arkasına saklanmak için bir bahane olarak kullanmayı tercih ediyor, ancak ne yazık ki gerçek hayatta işler böyle yürümüyor. Çirkin, kaba bir e-posta, en kötü, en suçlayıcı kanıttır ve yüz yüze konuşulan birkaç sert sözden çok daha fazla zarar verebilir.

    İlgili Makaleler

    Bir cevap yazın

    E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

    Başa dön tuşu