Yazma Becerileri

İş Vakası Yazma

Bir iş vakası, belirli bir eylem tarzının esası konusunda kilit karar alıcıları ikna etmeyi amaçlar.

Bu durum proje belgelerinizin önemli bir parçasıdır: Bir proje özeti neyin yapılması gerektiğini açıklıyorsa ve bir proje planı nasıl yapılacağını açıklıyorsa, iş vakası bunun nedenini açıklar.

İyi bir iş vakası sorunu açıklayacak, onu ele almak için tüm olası seçenekleri belirleyecek ve karar vericilerin kuruluş için hangi eylem tarzının en iyi olacağına karar vermesine izin verecektir.

Ayrıca, projenin kapsamındaki veya zaman ölçeğindeki herhangi bir değişikliğin asıl amaca göre değerlendirilmesine de izin verecektir.

Zaten Ne Oldu?

Bir iş vakası yazmadan önce, problem ve olası çözümleri hakkında makul miktarda araştırma yapmış olmalısınız. Bu sayfa, bu çalışmayı kendi başınıza veya bir çalışma grubunun parçası olarak halihazırda yaptığınızı varsayar.

İş Senaryosunun Yapısı

Bir iş vakasının okuyucuyu problem boyunca yönlendirmesi, çeşitli çözümleri düşünmesi ve sonunda hangi seçeneğin en iyi olduğuna karar vermesi gerekir. Bu nedenle okuyucuya rehberlik edecek çok sayıda başlık ve alt başlık içeren açık bir yapıya ihtiyaç vardır.

Birçok kuruluşun iş vakaları için gerekli yapı ve formatı belirleyen bir şablonu vardır. Bu nedenle başlamadan önce şirketinizde bir tane olup olmadığını kontrol edin.

Bir iş senaryosunda genellikle gerekli olan bölümler şunlardır:

1. Yönetici Özeti

Yönetici özeti, tavsiyeniz de dahil olmak üzere iş durumunu özetler. Önerilen eylem tarzınız ve nedeniniz konusunda net olduğunuzda genellikle en iyi şekilde yazılır. Bazı karar vericilerin yalnızca yönetici özetini okuyabileceğini unutmayın, bu nedenle ilgili her şeyi dahil ettiğinizden emin olmanız gerekir.

2. Giriş

Bu bölüm iş senaryosunu tanıtır ve ne hakkında olduğunu kısaca açıklar.

3. Sorunun açıklaması

Bu durum sorunu belirten kısa bir paragraf olmalıdır. Sorunun çözülmesinin kuruluş için ne kadar önemli olduğunu göstermek için kuruluşun stratejisi veya vizyonuyla ilgili olmalıdır.

4. Analiz

Bu bölüm, sorunun daha ayrıntılı bir açıklamasını ve sorunu çözmenin neden önemli olduğunu sağlar. Sorunun etkisini veya nedenlerini belirlemek için sizin veya başkalarının gerçekleştirdiği herhangi bir analizi içermelidir. Somut kanıtlar her zaman faydalıdır: Etkilenen insan sayısı veya şirkete ya da müşterilerine maliyeti. Bu noktada, organizasyon içinde veya dışında işe dahil olan herkesten bahsetmek uygun olur.

5. Olası Seçeneklerin Tartışması

Hiçbir şey yapmamak dahil, sorunu ele almak için tüm olası seçenekleri belirlemeli ve tartışmalısınız. Her biri için tartışmanız gerekir:

  • Faydaları: sorunu ne kadar ileri götürdüğü dahil, bunu yapmanın neden iyi bir fikir olduğu;
  • Kaynak gereksinimleri dahil maliyetler. Buraya şekil ve grafik eklemek genellikle yararlıdır;
  • Proje için olası zaman ölçeği ve nedenlerle birlikte yatırımın geri dönüşünü görmek için; ve
  • Hem bunu yapmanın riskleri hem de başarılı bir uygulamayı engelleyebilir.

Mümkün olduğunca gerçekçi olmalı ve tercihen sağlam verilerle desteklenmelidir. Tahmin ettiğiniz yerde, bu, mümkünse alıntı yapmanız gereken makul bir kaynağa dayanmalıdır.

6. Öneri

Son olarak, maliyet ve faydaları tartarak hangi seçeneğin en iyisi olduğuna dair bir tavsiyede bulunmalısınız.

7. Seçtiğiniz Seçeneğin Ayrıntıları

Kuruluşunuzun tercihlerine, iş vakasının niteliğine ve bu konudaki hislerinize bağlı olarak, bu aşamada seçtiğiniz seçeneğin daha ayrıntılı bir değerlendirmesini dahil etmek isteyebilirsiniz. Alternatif olarak, tüm destekleyici veriler dahil olmak üzere bir eke daha ayrıntılı bir analiz ekleyebilir veya tüm proje ayrıntılarını içeren daha sonraki bir raporu sunabilirsiniz.

Daha fazla ayrıntı dahil ediyorsanız, bu, taslak bir proje planı (daha fazlası için Proje Yönetimi ve Proje Planlama sayfalarımıza bakın) ve daha kapsamlı ve eksiksiz bir risk analizi (daha fazlası için Risk Yönetimi sayfamıza bakın) eklemek için iyi bir fırsattır.

Bunlar, projeyi ayrıntılı olarak düşündüğünüzü ve ne kadar süreceği, hangi kaynakların gerekli olacağı ve risklerin nasıl azaltılacağı konusunda makul bir fikre sahip olduğunuzu gösterecektir. Bu durum kuruluşun şu anda çalışmayı gerçekleştirip gerçekleştiremeyeceğini veya ek kaynaklara ihtiyaç olup olmayacağını değerlendirmenize yardımcı olacaktır.

Ayrıca, projeyi denetleyecek bir grup ve herhangi bir kritik karar noktası da dahil olmak üzere proje yönetişimi için bazı önerilerde bulunmalısınız.

Kuruluşunuz, projenin fırsat maliyetleri de dahil olmak üzere ayrıntılı bir mali değerlendirme ve geri ödeme süresi birkaç yıl ise biraz indirim isteyebilir. Eğer öyleyse, bir yerlerde, bir indirim faktörü de dahil olmak üzere, neredeyse kesinlikle, uymanız gereken ayrıntılı yönergeler olacaktır.

Sonuçlar ve başarı kriterleri hakkında bilgi eklemek de faydalıdır: Projenizin başarılı olduğunu nasıl anlayacaksınız?

8. Sonuç

Sorunu ele almanın neden önemli olduğunu ve okuyucunun okumasının bir sonucu olarak gerçekleştirmesini istediğiniz eylemi, örneğin bir eylem planını kabul edin veya daha fazla çalışmayı onaylayın. Sorunu ele almanın en iyi yolunun neden teklifinizin olduğunu netleştirdiğinizden emin olun.

Stil ve Dil

Bir iş vakası genellikle konu alanı hakkında ayrıntılı bilgi sahibi olmayan kişilere yöneliktir. Bu nedenle, jargondan kaçınmanız ve dili olabildiğince basit tutmanız gerekir.

Kısa cümleler kullanın ve metni çok sayıda alt başlık ile bölün.

Paragraflar en fazla dört ila beş satır uzunluğunda olmalı ve paragraflar arasında bir satır bırakmalısınız. Daha kısa, uzun olmaktan iyidir.

Ayrıca aciliyet duygusu geliştirmeye çalışmalısınız. Ne zaman bir karara ihtiyacınız olduğunu ve bu tarihin neden önemli olduğunu netleştirin.

Kontrol etme ve prova okumaya ilişkin kısa bir not

Yazılan her şeyde olduğu gibi, bir aradan sonra işinize tekrar bakmak her zaman iyi bir fikirdir. Mümkünse, bir gün sonra yapın. Fakat bu mümkün değilse, en az birkaç saat. Bir başkasının işinizi kontrol etmesini sağlamak da iyi bir fikirdir.

İş senaryosuna geri dönmeye devam edin

Onaylandıktan sonra, iş durumunuz statik bir belge değildir. Projedeki her değişiklik buna karşı düşünülmeli ve kararlaştırılırsa, iş vakasının projenin tam bir kaydı olarak kalması için dahil edilmelidir. Bu durum herhangi bir projeyi yönetmenin hayati bir parçasıdır (daha fazlası için Proje Yönetimi sayfamıza bakın).

Orijinal hedeflerinize karşı kontrol etmek ve projenizin hala önerilen faydaları sağlayacağından emin olmak için ilerlemeyi izlerken ve değerlendirirken iş senaryosuna geri dönmek de yararlı olabilir.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu