Yazma Becerileri

İş Yazma İpuçları

İş yazımının her zaman dikkatlice yapıldığını düşünürsünüz, ancak gerçek şu ki, yazım hataları, yanlış kullanılan kelimeler ve dilbilgisi yanlışlıkları nedeniyle çoğu zaman hatalarla dolu. İyi haber şu ki, birkaç kolay adımda iş yazınızı kolayca geliştirebilirsiniz.

Önce Kitlenizi Tanıyın

Genellikle uygunsuz olduğu için yazılarımız zarar görür. Kıvrımlı e-postalar yazarız, raporları kötü biçimlendiririz ve genel olarak içerik okuyucumuzu dostça yapmaya çalışmayız.

Bir yazının hizmet ettiği amacı bilmek size bir yön duygusu verir. Bir iş raporu yazmak belirli bir formatı takip etmelidir; örneğin, ofis içi bir e-posta kısa ve gayri resmi olabilir, ancak bir müşteri e-postası veya bir PowerPoint sunusu nezaket, açıklık ve özlüğe ilişkin yönergelere uymalıdır. Hedef kitleniz pusulanız olmalıdır; alıcının öğrenmek istediği şeyi akılda tutmak, yazınızın alması gereken olası yönleri daraltır.

Tarz, üslup ve kelime dağarcığı kullanımı hedef kitlenize ve durumunuza uygun olmalıdır. Bu sadece bir uygunluk ve içerik etkinliği meselesi değil, farklı izleyicilerle ustaca iletişim kurma, onlarla empati kurma ve böylece uygun ve etkili bir dalga boyunda bağlantı kurma esnekliğinizle ilgilidir.

Daha fazla bilgi için Hedef Kitlenizi Tanıyın bölümüne bakın.

İçeriğe ve Stile Odaklanın

Yazınız aşağıdaki temel özellikler ve kurallara göre düzenlenmiş mi?

Basit Dil # Sıfatlardan kaçınarak, aktif sesi kullanarak ve yaygın olarak bilinen, daha kısa kelimeleri tercih ederek okuyucu dostu içerik oluşturun. Amacınız, amacınızı olabildiğince çabuk ve zahmetsizce iletmektir. Gereksiz nominalleştirmenin bilincinde olarak “gizli fiillerden” kaçının; örneğin, “Yardımcı olmak isteriz” demek yerine “Size yardımcı olmak isteriz” deyin. İkinci cümle daha etkili ve müşteri dostudur çünkü doğrudan, verimli ve anlaşılırdır.

Kısa ve Kısa # İş yazımı kısa ve öz olmalıdır. Hedef kitleniz, aradıkları bilgileri almak için birden çok rapor sayfasına göz atma lüksüne sahip değil. Alıcılarınızın zamanına saygı gösterin; önemli bilgilere kolaylıkla ulaşabilmelidirler. Bunu şu durumlarda başarabilirsiniz:

  • Konunuza bağlı kalın
  • Gerçeklere odaklanın
  • Netliği hedefleyin ve belirsizlikten kaçının
  • Kısa kelimeler seçin
  • Gereksiz dekorlardan kaçının (sıfatlar ve zarflar)

Görüşü Gerçeklerden Ayırt Etmek # İletişimin bu iki yönü iş yazısında açıkça ayrılmalıdır. Okuyucunun bir şeyin ne zaman gerçek olduğunu veya sadece sizin bakış açınızı kesin olarak söyleyebilmesini sağlayın. Bu şekilde yanlış anlamalardan kaçınacak ve yazınızı belirsizlikten uzak tutacaksınız.

Bir Amaca Hizmet Etmek # Her bir iş iletişimi parçası açık bir amaca hizmet etmelidir. Bu amaçtan sapmamak için çaba gösterin. Bir iş arkadaşınıza, vadesi dolan bir raporla ilgili bir takip e-postası gönderiyorsanız, aynı e-postaya ilgisiz diğer üç talebi eklemeyin.

Biçimlendirmeyi Akıllıca Kullanın

Verimliliği en üst düzeye çıkarmak için her yazı parçası uygun şekilde biçimlendirilmelidir. Okuyucunun metninize kolayca göz atıp tarayabilmesini sağlamak için başlıklar, madde işaretleri, numaralandırma ve diğer biçimlendirme özelliklerini (kalın, italik, farklı renkler) kullanın. Ama aşırıya kaçmayın! Dikkat dağıtıcı çok sayıda görsel öğe mesajınızın odağını uzaklaştırır.

Bu, tüm yazı türleri için geçerlidir. İster bir e-posta, ister bir rapor veya bir sunum olsun, biçimlendirme yazınızın anlaşılır ve kullanıcı dostu olmasına yardımcı olur. Mümkün olduğunda metni görsel sunumlar, grafikler veya çizelgelerle değiştirin.

İyice Düzeltin, Acımasızca Revize Edin

İlk taslağınız nihai ürününüz olmamalıdır. Özellikle bir iş teklifi veya raporundan bahsediyorsak, saygın bir sürüm oluşturana kadar onu birden çok kez gözden geçirip düzenlemeniz çok önemlidir.

  • Profesyonel bir yazı parçası oluşturmak için bu kadar çok çaba sarf etmek, kapsamlı bir düzeltme okuması ile tamamlanmalıdır.

    Sözdizimsel, gramer ve yazım hatalarını kontrol ettiğinizden emin olun. Kendi çalışmanızı düzeltemiyorsanız, akış ve okunabilirliğe sahip olduğundan ve utanç verici hatalar içermediğinden emin olmak için başka biri tarafından düzeltilmesini sağlayın.

  • Yaygın gramer hatalarını ve yazım hatalarını yakalamak için bunu online bir yazım denetleyiciden de çalıştırabilirsiniz, ancak yazım denetleyicilerinin bağlamsal yazım hatalarını algılayamayacağını unutmayın (örneğin, yanlış yazılan sözcük uygun şekilde yazılmış farklı bir sözcükse, bunlar/onlar, kabul et/hariç, sağ/yaz, burada/duy). Yazım hatalarından en iyi şekilde 7spell gibi yazılımlar kullanarak yazım becerilerinizi geliştirerek önlenebilir.

  • Yaygın olarak yanlış yazılmış kelimelerin veya gramer zayıflıklarının farkında olmak, bunları tahmin etmenize ve yazınızı bozmalarını önlemenize yardımcı olacaktır.

Tutum ve Bakış Açısının Farkında Olun

Bu, iş yazışmasının nadiren vurgulanan bir yönüdür. Hedef kitlenizi ve sizden ne istediklerini bilmek yeterli değildir. Yazınızın taşıdığı farklı anlam katmanlarını da bilmeniz çok önemlidir.

Kelime seçimi, cümle yapısı, bakış açıları ve ifadelerin tümü, hakkında yazdıklarınıza ilişkin tutumunuz ve bakış açınız hakkında düşündüğünüzden daha fazlasını ortaya koyar.

“Sen” tutumu, iş yazımının dikkate alınmaya değer bir yönüdür. Yazınızın sizin değil okuyucunun bakış açısını benimsemesi gerektiğini önerir. Alıcının bakış açısını kucaklayarak, olumlu tepkiler alma olasılığınız daha yüksektir. Okuyucu odak noktası olduğunda, onlardan istediğiniz şeye yardım etmeye, desteklemeye, katılmaya veya harekete geçmeye daha isteklidirler. You-tutumu, okuyucuyu istediğiniz yöne doğru hareket etmeye motive etmekten daha sık motive eder, daha güvenilir görünmenizi sağlar ve iyi hissettiren bir atmosferi teşvik eder.

Çok fazla çalışma gibi görünebilir, ancak bu beş noktaya odaklanmaya ve iş yazma becerilerinizi geliştirmeye değer. Bunu yapmanın birçok faydası vardır; düşüncelerinizi iletmeyi daha kolay bulacaksınız ve insanların fikirlerinizi anlama ve üzerinde düşünme olasılıkları daha yüksek olacaktır.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu