Liderlik özellikleri

İşyerinde Gizlilik

Gizlilik veya belirli bilgileri ifşa etmemek çok çeşitli işler için önemlidir.

Gizlilik, yasal ve itibara ilişkin nedenlerle önemlidir ve gelecekteki istihdamınız buna bağlı olabileceği için de önemlidir.

Bazı bilgiler, kişisel olarak tanımlanabilen bilgiler ve ayrıca ‘ticari sırlar’ dahil olmak üzere birçok ülkede yasalarla korunmaktadır.

Bu nedenle, gizliliğin doğasını ve yasal veya etik kurallara uymanızı nasıl sağlayacağınızı anlamak önemlidir.

Gizlilik nedir?

Gizlilik, gizli tutma veya bilgiyi açıklamama durumu anlamına gelir. Sırlardan gelir, yani birine güvenmek veya ona sırlar söylemek anlamına gelir.

Bu nedenle gizli bilgiler, özel veya gizli tutulması gereken bilgilerdir. Gizlilik, sadece bu bilgileri gizli tutma eylemidir.

Gizli Bilgi Türleri

Genel olarak, beş ana gizli bilgi türü vardır.

1. Çalışan Bilgileri

İş süresince, kuruluşunuzdaki bireyler hakkında bilgi duyacaksınız. Bunların bazıları asılsız dedikodular olacak ve bazıları, özellikle bölüm müdürüyseniz veya insan kaynakları alanında çalışıyorsanız, işiniz sırasında karşılaştığınız bilgiler olacaktır.

Dedikoduyu Yönetmek

Dedikoduyu yaymamalısınız, özellikle de doğru olup olmadığını bilmiyorsanız. Sadece başka birine x’in doğru olup olmadığını sormak bile, x’in itibarı için çok büyük sonuçlar doğurabilir.

Genel bir kural olarak, ilgili kişiye sormazsanız veya bunu yüzüne anlatmazsanız, arkasından bahsetmeyin.

Dedikodu yapmak yerine dürüstlükle ün kazanın.

İşiniz sırasında bir kişiyi tanımlayan herhangi bir bilgi (isim, adres, kızlık soyadı vb.) Dahil olmak üzere özel bilgilerle karşılaşırsanız, bunu başkalarına açıklamamalısınız. Bu aynı zamanda etnik köken, engelliler vb. Hakkında görüşmelerde toplanan bilgiler için de geçerlidir.

Birçok ülkede bu tür bilgileri güvenli ve emniyetli tutmakla ilgili yasal gereklilikler vardır. Bu yasaları ihlal ederseniz, muhtemelen şahsen sorumlu olacaksınız ve muhtemelen kovuşturmaya uğrayacaksınız.

2. Yönetim Bilgileri

Yönetim bilgileri, hem bireyler hakkında disiplin cezası gibi bilgileri hem de planlı işten çıkarmalar veya çalışan ilişkileri sorunları gibi geniş yönetim eylemlerini içerir.

Planlanan fazlalıklar gibi bazı yönetim bilgisi türleri zaman içinde kamuya açık hale gelecektir ve diğer bilgiler çok daha uzun süre gizli kalabilir.

3. Kurumsal Bilgiler

Örgütsel bilgiler aynı zamanda iş bilgileri veya ‘ticari sırlar’ olarak da bilinir.

Tanım, kamuya açık olmayan, kuruluşun işini daha iyi veya daha verimli yapmasına yardımcı olan her şeyi kapsar. Bu nedenle, örneğin endüstriyel süreçler, bütçeler, maliyetler, tahminler ve hatta müşteri iletişim bilgileri hakkındaki bilgileri içerecektir.

UYARI!

Bazen kurumsal bilgiler, gizlilik anlaşmaları veya istihdam sözleşmeleri kapsamındadır. Bu türden herhangi bir bilgiyi ifşa etme eğilimindeyseniz, önce sözleşmenizi kontrol etmeli ve gerekirse yasal tavsiye almalısınız.

4. Müşteri veya İletişim Bilgileri

Müşteri ve iletişim bilgileri kısmen ‘ticari sırlar’ kapsamındadır.

Bununla birlikte, Avrupa’da veri koruma yasasında yapılacak değişiklikler (ve bir Avrupa Birliği ülkesi vatandaşı hakkında tutulan herhangi bir veriyle ilgili olarak), farklı şekilde ele alınması ve tutulması gerektiği anlamına gelir.

Bunun sizi veya şirketinizi etkileyebileceğini düşünüyorsanız, yasal tavsiye almanız önerilir.

5. Mesleki Bilgiler

Doktorlar, avukatlar ve muhasebeciler dahil olmak üzere bazı profesyoneller, mesleki konumları aracılığıyla bireyler veya kuruluşlar hakkında bilgi edinir.

Örneğin:

  • Doktorlar hastalarının durumlarının ve tedavilerinin ayrıntılarını bilir;
  • Avukatlar, bazıları kanunla korunan vasiyetnamelerin ve mahkeme davalarının ayrıntılarını bilirler; ve
  • Muhasebeciler müşterilerinin vergi ve gelirlerini bileceklerdir.

Bu profesyoneller genellikle mesleki davranış kurallarına ve resmi yasal gerekliliklere tabidir.

Sıradan ve Yasal Gizlilik

Sıradan gizlilik beklentileri ile yasal gereklilikler arasında yapılacak bir ayrım vardır.

  • Size söylenebilecek ve gizli tutmanız istenebilecek bilgiler var, ancak bunu yapmanın tek yükümlülüğü kişiseldir

    Örneğin, bir meslektaş size hamile olduğunu ve henüz kimseye söylemediğini ve şimdilik halka açık olmamasını tercih edeceğini açıklıyor.

    Size söylemek istedi çünkü siz bir arkadaşsınız/sabah bulantısı kötüyse/bölüm müdürü onu koruyacağına güvendi.

  • Başkasına söylememeniz konusunda mutlak veya yasal bir zorunluluk yoktur. Ancak, bunu yaparsanız, onun güvenini kırmış olacağınızı unutmayın.

    Onun mutlu olmasını beklemezsiniz ve güvenip güveneceğiniz biri olarak itibarınız ortadan kalkacaktır (ve muhtemelen sadece onunla değil).

  • Bazı çok özel durumlar haricinde diğer kuruluşlarla veya bireylerle yasal olarak paylaşılamayacak bilgiler var

    Örneğin, bir müşteri iletişim bilgileri listesini başka bir kuruluşla paylaşmak veya satmak isteyebilirsiniz. Pek çok ülkede, bunu ancak bu müşterilerden açık izin aldıysanız yapabilirsiniz.

    • Kişisel bilgilerin çoğu (yani, ulusal sigorta numaraları, tam ad, adres, e-posta adresi veya benzeri gibi bir bireye özel olan herhangi bir bilgi) kanunen izin alınmadan ifşa edilemez.

    • Ayrıca, işvereninize özel bilgileri şirketin rakiplerinden herhangi biriyle paylaşırsanız veya hisse fiyatına zarar verecek şekilde ifşa ederseniz de dava açılabilir. Bu, çalışanlar, süreçler veya halihazırda kamu malı olmayan ürünler hakkındaki bilgileri içerir.

Gizli Bilgilerin Korunması

Gizli bilgileri düzenli olarak işliyorsanız, yeterince koruduğunuzdan emin olmak için adımlar atmalısınız.

Bunlar, örneğin şunları içermelidir:

  • Gizli bilgilerin her zaman gece kilitli kalmasını ve gün boyunca gözetimsiz bırakılmamasını sağlamak;
  • Hassas bilgisayar dosyalarını parolayla koruma;
  • Gizli bilgileri açıkça bu şekilde işaretlemek ve kağıt kopyaların atılmadan önce imha edilmesini sağlamak; ve
  • Gizli bilgileri yalnızca bilmesi gerekenlere ifşa etmenizi sağlamak.

Ortak Akıl ve Profesyonel Standartlar

Gizlilikle ilgili çoğu şey ya sağduyu ya da profesyonel standartlar tarafından kapsanmaktadır. Bir kişiyle ilgili olan ve daha geniş çapta ifşa edilmesini istemeyecekleri bilgileri korumanız gerekir.

Hızla değişen şey, yasanın daha geniş açıklamaya bakma şeklidir. Hoşgörü azalıyor. Gizli bilgileri düzenli olarak işliyorsanız, ne yaptığınızı gözden geçirme zamanı gelmiş olabilir.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu