Yazma Becerileri

Mektup Nasıl Yazılır

Büyükbabalarımız ve büyük büyükbabalarımız, arkadaşlarına ve ailelerine, banka müdürüne, taziyelerini ifade etmek, şikayette bulunmak, birini ziyarete davet etmek, bir daveti kabul etmek ve misafirperverlikleri veya hediyeler için insanlara teşekkür etmek için her zaman mektuplar yazdılar.

Günümüzde çok sık mektup yazmaya ihtiyacımız yok ve ölmekte olan bir sanat haline geldi. E-postalar, Facebook, Twitter ve anlık mesajlaşma, her zaman iletişim halinde kalabileceğimiz anlamına gelir. Yine de bir mektubun yazılmasının uygun olduğu zamanlar vardır ve bir mektubun ne zaman ve nasıl yazılacağını bilmek iyidir.

Bu sayfa, gayri resmi olanlardan resmî olana kadar farklı mektup türlerini ve her birinin nasıl yazılacağını açıklamaktadır. Bu sayfada, e-posta ile değil, posta yoluyla – salyangoz postayla – gönderilecek mektuplardan bahsediyoruz. Bu sayfada açıklanan mektupların çoğu asla e-posta ile gönderilmemelidir. Bunun tek istisnası, bir kapak e-postasına resmi bir mektup eklemeniz gereken bir iş başvurusu içindir.

Bir Mektubun Genel Yapısı

Resmi bir mektubun standart bir yapısı vardır:

Tam adresiniz

Mektubun tarihi

Yazdığınız kişinin adı
Tam posta adresleri

Sayın [Name of recipient],

Mektubun konusu

Mektubun metni

Saygılarımla,

[Sign in this space]

[Your full name] ([your title: Mr, Mrs, Ms])

Gayri resmi bir mektup yazıyorsanız, alıcının adını ve adresini çıkarabilir ve ayrıca daha gayri resmi olarak imzalayabilirsiniz: ‘Sevgilerle’ veya ‘Sevgilerle’ yerine ‘Sevgilerle’ ve sadece adınız, soyadınız ve unvanınız hariç.

Bir mektubu imzalama formları, onu nasıl ele aldığınıza bağlı olarak değişir. Kural şudur: “Sevgili Efendim” diye hitap ettiyseniz, “Saygılarımla” imzasını atarsınız ve kişiye ismiyle hitap ederseniz, “Saygılarımla” imzasını atarsınız.

Ya yazdığınız kişinin adını bilmiyorsanız?

Bu, örneğin, bir şirkete bir mektup veya bir şikayet göndermek istiyorsanız ve size “bunu Müşteri Hizmetleri Departmanına göndermeniz” söylendiğinde ortaya çıkabilir.

Seçenekleriniz:

  • Mektuba ‘İlgili Olabilecek Kime’ ile başlayın. Bu çok kişisel hissettirmiyor, ama size söylenenlere uyuyor.

  • Mektubu şirket adresindeki “Müşteri Hizmetleri Başkanı” na gönderin ve ardından “Sayın Bayım” ı kullanın. “Sevgili Efendim”, kişinin adını bilmediğinizde teknik olarak doğru formdur, ancak birçok kişi “Sayın Efendim veya Bayan” ı tercih eder.

  • Google’da bu departmana başkanlık eden kişinin adını ve adını kullanın. Büyük bir şirkete yazıyorsanız, bu bilgiler kamuya açık olmalıdır ve bulup kullanmamak için hiçbir mazeret yoktur. Şirket, müşteri hizmetlerinden sorumlu kişinin adını gizliyorsa, şikayetinizi doğrudan CEO’ya göndermeniz tamamen makul görünmektedir.

Bu neden önemli? Çünkü kişisel olarak ele alınan mektuplar muhtemelen daha hızlı geçecek ve ayrıca daha fazla kişisel ilgi çekecektir.

Bunun tek istisnası, bir gazetenin editörüne yazmanızdır, bu durumda her zaman ‘Sevgili Efendim’ yazarsınız. Zarf üzerinde kullanılacak form “Editör”, ardından gazetenin adı ve adresidir.

Olağandışı başlıklar hakkında bir uyarı

‘Sir’ ve ‘Dame’ başlıkları ilk adla birlikte gelir. Bu nedenle, ‘Sevgili Sir Smith/Dame Melba’ yerine şövalyelere ve hanımlara ‘Sevgili Sör John/Dame Nellie’ye mektup gönderiyorsunuz.

Akranlar, ancak, unvan ve soyad ile ele alınır: ‘Sevgili Lord Jenkins’.

Şüpheniz varsa, web sitesini kontrol edin veya yazdığınız kişinin ofisine telefon edin ve nasıl hitap edilmesi gerektiğini sorun.

Genel bir kural olarak, iş mektuplarını yazmalı ve yazdırmalı ve kişisel mektupları elle yazmalısınız. El yazarsanız, mavi veya siyah mürekkep kullanın.

Mektup yerine e-posta gönderebileceğinize inanıyorsanız, tam resmi yapıyı kullanmayın. E-postanıza başlayın ‘Sevgili Bay [Name]’, ardından göndermek istediğiniz metin ve ardından’ Saygılarımla, [your full name]’.

Belirli Mektup Türleri: Özel Durumlar

Resmi Davetiyeler

Düğün davetiyeleri veya Buckingham Sarayı veya Beyaz Saray’daki Bahçe Partisi gibi çok resmi etkinliklere davetiyeler üçüncü şahıs tarafından yazılır:


Bay ve Bayan John Smith

şirketin memnuniyetini talep etmek

Bayan Delilah Green+konuk

kızları Maria’nın Bay George Jones’la düğününde

25 Temmuz Cumartesi günü saat 12’de Jacoby House, Tunbridge Wells, Kent.

LÜTFEN CEVAP VERİNİZ.

RSVP, Fransızca ‘Lütfen yanıtlayın’ anlamına gelen ‘Yanıtdez, s’il vous plait’ anlamına gelir. Katılamayacak olsanız bile, bunu yapmamak çok kabalıktır. Cevaplamanın doğru yolu, aynı üçüncü şahıs formundaki el yazısı bir mektuptur:

Bayan Delilah Green, 25 Temmuz Cumartesi günü saat 12’de, Jacoby House, Tunbridge Wells, Kent’te kızları Maria’nın Bay George Jones’a düğününe davet ettikleri için Bay ve Bayan John Smith’e teşekkür eder. Katılmaktan mutluluk duyacaktır. Bayan Green’e Bay James White eşlik edecek.

Ev sahiplerinizin nerede ve ne zaman olacağınızı doğru bir şekilde anladığınızı bilmeleri için davetin formunu kopyalayın. Davetiniz ‘+ misafir’ yazıyorsa, misafirinizin adını söyleyerek cevabınızı sona erdirmeniz ev sahiplerine yardımcı olur, böylece isterlerse masa planına ekleyebilirler.

Katılamayacaksan şöyle bir şey söylemelisin:

‘Önceden bir nişan olduğu için katılamayacağından pişmanlık duyuyor’.

Birine Misafirperverliği veya Hediye İçin Teşekkür Etmek

Sizin ve arkadaşlarınızın resmi teşekkür için ‘girip girmemeniz’ gerçekten önemli değil. Hiç kimsenin sizi hafta sonu, bir düğünde ya da bir hediye için ağırladığı için kendilerine teşekkür eden bir mektuptan rahatsız olduğu bilinmemektedir.

Resmi bir teşekkürün olmamasından pek çok insan rahatsız olur ve bu, yeni davet alma şansınızı etkileyebilir. Sadece bir kart olsa bile bir tane gönderin. E-posta veya mesaj atmayın, aynı değildir ve ev sahibiniz rahatsız olabilir.

Asla kişisel bir teşekkür mektubu yazmayın. El yazısı olmalı, ancak el yazınız dehşet verici. Geleneksel olarak, misafirperverlik için teşekkürler her zaman hosteslere hitaben yapılırdı. Bununla birlikte, günümüzde ev sahibi muhtemelen organizasyonda büyük bir rol üstlenmiştir, bu nedenle birçok kişi her ikisine de yazmayı tercih etmektedir.

Mektubun şekli:

Senin adresin

Bugünün tarihi

Sayın [Name],

Geçen hafta sonu kalmamızı/bizi Jemima’nın düğününe/cömert hediyenizi davet ettiğiniz için çok teşekkür ederiz.

Fırsatın veya hediyenin sizin için ne kadar önemli olduğunu açıklayan bir veya iki kişisel cümle ekleyin. Düğün veya parti gibi bir olay için, ev sahiplerinizin de kendilerinden keyif aldıklarını ve onları organize etmenin stresinden kurtulduklarını umut edebilirsiniz.

Onları yakında tekrar görmeyi dört gözle bekleyen kısa bir cümle ile imzalayın ve teşekkürlerinizi yineleyin.

[Yours sincerely/With love]

[Your name]

İnsanları iyi tanımıyorsanız ve ‘Bay ve Bayan [name]’, bir arkadaşınızın düğünü için de geçerli olabileceği gibi,’ Sevgilerinizi içtenlikle bitirmelisiniz. [your full name]’veya daha az resmi olmak isterseniz,’ Yenilenen teşekkürler ve en iyi dileklerimle, [your name]’.

Bununla birlikte, yakın bir arkadaşınıza yazıyorsanız, istediğiniz gibi imzalayabilirsiniz: “Çok sevgilerle” veya “Hepinize sevgiler”, örneğin, ardından yalnızca adınız.

Teşekkürler içeren bir mektuba cevap vermenize gerek yoktur.

İş Yerinde Birine Teşekkür Etmek

Bazen insanlara iş yerinde bir şeyler için teşekkür etmeniz gerekebilir.

Örneğin, bir konferans veya seminer düzenlediyseniz, her zaman konuşmacılara zamanlarını ayırdıkları için teşekkür etmek için yazmalısınız. Birini gölgelemek için biraz zaman harcadıysanız, sadece bir e-posta göndermek yerine onlara zaman ayırdıkları için teşekkür etmek için yazmak güzel bir jest olur.

Bu tür durumlarda, her zaman elle imzalamanız gerekse de, daktilo edilmiş bir mektup tamamen kabul edilebilir. Organizasyonda oldukça küçükseniz, mektubu konferanstan sorumlu üst düzey kişiye imzalatmak gelenekseldir: gerekirse müdür veya CEO.

Neden posta mektubu gönderiyorsunuz? Birine teşekkür etmek için zaman ve para harcamaya hazır olduğunuzu gösterir, bu yüzden bu bir e-postadan çok daha fazla bir jesttir.

Bu kişiye hitap etme şekliniz, daha önce temasa geçtiğinizde ve o gün onlarla ne zaman tanıştığınıza bağlı olarak ona resmi mi yoksa gayri resmi mi hitap ettiğinize bağlıdır. Onlara adıyla hitap ettiyseniz, aynısını yapmalısınız.

Bu tür harflerin şekli:

Kuruluşunuzun tam iş adresi
veya başlıklı kağıt kullanın

Bugünün tarihi

Tarih İrtibatınızın tam adı

İrtibatınızın tam iş adresi

Sayın Bay Jones/Alan,

Geçen Cuma ‘Harika bir konuşma tarzı geliştirmek’ etkinliğimizde konuşma yapmak için zaman ayırdığınız için çok teşekkür ederiz. Seyirciler seansınızdan çok keyif aldılar ve umarız yakında sizi tekrar görmekten mutluluk duyarız.

Buraya, özellikle oturum iyiyse veya alıcıyı şahsen tanıyorsanız ve ayrıca ‘Saygılarımla’ el yazısıyla yazılmış bir yorum eklemeyi seçebilirsiniz. Kişisel ilgi takdir edilecektir.
Saygılarımla,

[Sign Your Name]

[Your name]

Bir iş başvurusu için bir kapak mektubu, Ön Yazı Yazma sayfamızda yer alan özel bir durumdur.

Başparmak Mektup Yazma Kuralı

Birine teşekkür etmek veya bir daveti cevaplamak için bir mektup yazmanız gerekip gerekmediği konusunda şüpheniz varsa, sormanız gereken iki şey vardır:

  • Bir tür mesaj göndermem gerekiyor mu? Örneğin bir davete cevabınız evet ise, bir mektup veya e-posta arasında karar vermeniz gerekir.
  • Mektup göndermezsem alıcı (olmayan) rahatsız olur mu?
  • Hiç kimsenin kibar bir teşekkür mektubundan rahatsız olmadığını unutmayın. Konukseverliğin ardından teşekkür mektubunun olmaması nedeniyle pek çok insan eski arkadaşlarıyla tüm iletişimini kesti.

    Bunun aptalca olduğunu düşünebilirsiniz, ancak kısa bir not göndermek için zaman ayırmamak da öyle!

    İlgili Makaleler

    Bir cevap yazın

    E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

    Başa dön tuşu