Liderlik özellikleri

Proje planlaması

Proje Yönetimi sayfamız, bir proje planı hazırlamak da dahil olmak üzere projelerin nasıl yönetileceğinin temellerini gösterir. Bu sayfa, bu süreç hakkında daha fazla ayrıntı sağlar. Bir proje planının unsurlarını açıklar ve bir proje planı hazırlamak için bir yol önerir. Ayrıca bir proje planını ve zaman çizelgesini temsil etmenin görsel bir yolunu sunar.

Sıklıkla bir resmin bin kelimeye bedel olduğu söylenir. Öyleyse, proje planınızı temsil edecek resimleri nasıl çizeceğiniz hakkında biraz bilgi edinmek için zaman ayırmaya değer!

Bu sayfa, bunu nasıl yapacağınızı ve planlamanıza başkalarını nasıl dahil edeceğinizi anlamanıza yardımcı olacaktır.

Proje Planlamanın Yapı Taşları

Proje planlarının iki temel yapı taşı görevler ve kilometre taşlarıdır.

  • Görevler, proje tamamlanmadan önce yapılması gereken iş parçalarıdır. Bir süre dayanırlar ve kaynak, insan veya para gerektirirler.
  • Kilometre taşları, belirli bir zamanda gerçekleşen başarılardır. Kaynak gereksinimleri yoktur. Fakat görevin tamamlanmasının bir sonucu olarak elde edilirler.

Proje Planı Hazırlama

Proje planlamasının en iyi yollarından biri, tüm önemli kişilerin hazır bulunduğu iki veya üç saatlik bir seansı, iki renkli post-it notlarını ve neyin, ne zaman ve kim tarafından yapılması gerektiğini belirlemek için bir beyaz tahta kullanmaktır. Basit ama etkili.

Süreç şuna benzer bir şekilde çalışmalıdır:

  • Tek renkli yapışkanlı not kağıtları kullanarak, proje sonucuna giderken ulaşmanız gereken tüm kilometre taşlarını yazın ve bunları kronolojik sıraya göre numaralandırın. Hepsini tahtanın sol tarafına yapıştırın.
  • Her bir kilometre taşı için, önce başlanması veya bitirilmesi (öncüller) için önce ulaşılması gereken diğerlerini belirleyin ve bunları bu kilometre taşının post-it notuna yazın.
  • Şimdi farklı bir post-it notlarında, her kilometre taşına ulaşmak için yapılması gereken tüm görevleri tanımlayın. Hangi ayrıntı düzeyinde çalışmak istediğinize karar vermek için sağduyunuzu kullanın. Örneğin, kapsayıcı projeniz bir işe alım alıştırması ise, iş tanımlarının hazırlanmasından reklam, eleme, görüşme, kontroller yapma ve işi sunmaya kadar her adımı açıklamak isteyeceksiniz. Bununla birlikte, çok daha büyük bir proje için, ‘proje yöneticisini işe alma’ görevi ekleyebilirsiniz.
  • Her görev için, hangi kilometre taşlarını beslediklerini belirleyin ve kilometre taşı numarasını görevin post-it’ine yazın. Her kilometre taşı için post-it’e besleyici görevlerini yazın.
  • Her bir görevin ne kadar süreceğini belirleyin ve bunu post-it’in üzerine yazın.
  • Her bir görevi başarmak için hangi kaynaklara ihtiyacınız olduğunu belirleyin ve bunu post-it’e yazın.
  • Bu noktada, post-it notlar için çok fazla bilgiye sahip olduğunuzu fark edebilirsiniz. Öyleyse, süre ve kaynaklar için farklı renklerde başkalarını ekleyin veya her görev veya kilometre taşı için bir saniye ile devam edin.

  • Şimdi, ‘mali yılın bitiminden önce tamamlanması gerektiği’ gibi herhangi bir kilometre taşı veya görevdeki zaman kısıtlamalarını tanımlayın. Onları post-it’e yazın.
  • Beyaz tahta üzerinde, dönem dönem projenin süresini belirleyen bir takvim yapın.
  • Zaman kısıtlaması olan tüm kilometre taşlarını ve görevleri takvimde doğru yere yerleştirin.
  • Şimdi, zaman kısıtlaması olanlarla bağlantılı diğer tüm kilometre taşlarını ve görevleri yerleştirin ve tamamlanması gereken sırayı göstermek için aralarına oklar çizin. Tahmininize göre tamamlanacak her görev için yeterince zaman ayırdığınızdan emin olun.
  • Herhangi bir kilometre taşınız veya göreviniz varsa, bunları uygun bir noktaya yerleştirin.
  • Artık projenizin ne kadar süreceğini belirleyen süreç olan ‘kritik yolu’ görebilmelisiniz.
  • Görevlerin kritik yolu etkilemeden biraz kayabileceği potansiyel ‘gevşekliği’ işaretlemek için bir beyaz tahta kalemi kullanın.
  • Son olarak, herhangi bir dönemde hangi kaynaklara ihtiyacınız olacağına bakın. Ek kaynaklara ihtiyacınız varsa, bunları elde etmek için kendinize zaman ve para ayırdığınızdan emin olun.
  • Artık basit bir Gantt şemasına ve proje planına sahipsiniz!

    Bir Projeyi Görsel Olarak Temsil Etmek

    Projenizin ne kadar süreceğine bağlı olarak, beyaz tahtayı post-it notlarıyla tutmaya güvenebilir veya güvenemeyebilirsiniz. Yapabiliyorsanız, bu, değişiklikleri yansıtmak için gerçek zamanlı olarak güncellenebilen proje planınızın kaydını tutmanın en iyi, en esnek ve en açık şekilde görünen yolu olabilir. Ancak, yapamazsanız, bir alternatife ihtiyacınız olacak.

    Proje Planlama Yazılımı

    Microsoft Project gibi proje planlama yazılımı, proje planlarını hazırlamak için mevcuttur. Bilgilerinizi görev listeleri, son tarihler ve kilometre taşları ile tarihlerle alacak ve görsel bir forma sokacaktır. Ne yapmanız gerektiğini, ne kadar süreceğini ve görevler arasında bağlantı kurmanıza yardımcı olur.

    Bununla birlikte, büyük resme odaklanmak yerine sizi aşırı karmaşık hale getirmeye ve ayrıntıda kaybolmaya da teşvik edebilir. Nihai sonuç, muhtemelen kimsenin anlayamayacağı kadar karmaşık bir şema olacaktır. Bu nedenle, yukarıdaki işlemi daha kolay bulabilir ve ardından ‘çubuk ve yıldız’ grafiği gibi daha basit bir resim çizebilirsiniz.

    Çubuk ve Yıldız Grafikleri

    Çubuk ve yıldız grafiği, Gantt şemasının basit bir şeklidir.

    Görevlerinizi ve kilometre taşlarınızı belirledikten sonra, herkes cetvel ve kalemle veya PowerPoint gibi bir programla bir çubuk ve yıldız grafiği çizebilir.

    Yalnızca üç öğe kullanır: görevler için çubuklar, kilometre taşları için yıldızlar ve aradaki dirsek bağlantıları. Çubuk ve yıldızları birbirine bağlamak için ‘bağlayıcıları’ kullanın.

    Yıldız ve çubuk grafik örneği:

    Önemli olan yıldız ve çubuk grafiğinizi basit tutmaktır, böylece tek bir sayfaya kolayca sığabilir. Çok fazla göreviniz ve kilometre taşınız varsa, açıklık için bazılarını birleştirin.

    Sonuç

    Harika bir proje planı hazırlamanın yeterli olmadığını unutmayın.

    Ayrıca onu uygulamanız gerekir ve bu başkalarını da içerir. Bu nedenle, proje planınızın görünür olduğundan emin olmanız önemlidir.

    Bunu yapmanın iyi yolları arasında beyaz tahtalar kullanmak ve ilerlemenin kaydını tüm ekibin görebileceği bir yerde, açık bir yerde tutmak ve herkesin düzenli olarak veya daha iyisi, güncelleyebilmeleri için güncellemeye dahil olduğundan emin olmak ve kendilerine açıklama ekleyin. Bu şekilde, sahiplenme olasılıkları daha yüksektir ve projenin başlaması çok daha olasıdır.

    İlgili Makaleler

    Bir cevap yazın

    E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

    Başa dön tuşu