Liderlik özellikleri

Proje Yönetimi Becerileri

Proje Yönetimi nedir?

Proje yönetimi hakkında çok şey duymuş ve bunun karmaşık bir süreç olduğunu düşünmüş olabilirsiniz. Birçok kişi proje yönetimi fikrini biraz korkutucu buluyor.

Ancak temelde proje yönetimi ne yapılması gerektiğine karar vermek ve ardından bunun olmasını sağlamaktır.

Böyle söyleyin, kulağa hoş geliyor ve çok daha basit.

Resmi proje yönetiminin bazı gerçekten büyük projelerin zaman ve bütçe aşımına uğramasını engellediğine şüphe olmasa da, çoğu kuruluştaki ve evdeki projelerin büyük çoğunluğu resmi bir proje yönetimi yeterliliği gerektirmez.

Bununla birlikte, şirketler ve bireyler tarafından rutin olarak üstlenilen çok sayıda proje için, tutarlı bir şekilde kullanılan bazı temel ve oldukça basit uygulamaların, projelerin zamanında ve bütçe dahilinde sonuç vermesini sağlayabileceğini öneriyoruz.

Proje Yönetiminin Temel Kuralları

Risk yönetimi gibi iyi proje yönetimi de bir ekip faaliyetidir.

Resmi proje yönetiminin yararlı unsurlarından biri, sizi projeyi yürütmek için doğru kişileri bir araya getirmeye zorlamasıdır. Aynı zamanda iyi bir dokümantasyon gerektirme avantajına da sahiptir.

Bunlar bize proje yönetiminin iki temel kuralı verir:

  • Kimin dahil olması gerektiğine erkenden karar verin ve projenin kapsamı, istenen sonuçları ve zaman çizelgeleri konusunda anlaşmaları için onları masaya yatırın.

    Bu grup resmi olarak Proje Kurulu olarak atanmalı ve projeden sorumlu olmalıdır.

  • Her şeyi belgeleyin. Kapsamınızı, istediğiniz sonuçları ve zaman çizelgelerini ve her görevden kimin sorumlu olduğunu bir yere yazmanız ve düzenli olarak gözden geçirmeniz gerekir.

    Ayrıca, projeyle ilgili her şeyi, hatta sıradan telefon görüşmelerini belgelemek de yararlıdır. Telefonun yanında bir kitap bulundurun ve telefon görüşmeleri sırasında not yazma alışkanlığı edinin. Görüşmeden sonra konuştuğunuz kişiye, neyi tartıştığınızı ve kararlaştırdığınızı belirten bir e-posta göndermeniz de yararlı olabilir.

    Evet, kulağa bürokratik geliyor. Fakat iki kişinin neyin kararlaştırıldığına dair tamamen farklı fikirlere sahip bir sohbetten ne sıklıkla çıktığına şaşıracaksınız. Yazmak ve paylaşmak, yanlış anlamaların uzun süre dayanmamasını sağlar.

  • Proje belgeleri

    Bir proje yöneticisi olarak tam olarak hazırlamanız gereken bir dizi temel proje dokümantasyonu vardır.

    Ayrıca, bu kağıt parçalarının dahil olan herkes tarafından okunmasını ve kabul edilmesini sağlamak için zaman ayırmanız gerekecek, eğer gerekirse onlar gibi onların yanında durmalısınız. Bu süreç ne kadar uzun sürerse sürsün, size gelecekte büyük miktarda zaman ve sıkıntı kazandıracağı için yatırıma değer.

    Gantt Grafikleri

    Muhtemelen hazırlanması en çok zaman alan ancak en önemli olanı proje planı veya zaman çizelgesidir.

    En kullanışlı formlardan birine Gantt Grafiği denir.

    Bu görsel biçimde ortaya çıkıyor:

    • Proje süresince tamamlanması gereken tüm görevler;
    • Başkalarının başlayabilmesi için hangi görevlerin tamamlanması gerektiği veya belirli son tarihler gibi görevlerin ne zaman tamamlanabileceğine ilişkin herhangi bir kısıtlama;
    • Her görevin olası ve maksimum süresi;
    • Her bir göreve ayrılacak kaynaklar; ve
    • Kritik yol veya bilimsel terimlerle ‘hız sınırlayıcı adımlar’, kısaltılamayacakları için projenin uzunluğunu tanımlayacak görevler.

    Basit bir Gantt Grafiği genellikle şuna benzer:

    Görevler arasındaki bağlantıları gösterdiği için, böyle bir şema, ‘mucize kutusu’ tuzağına düşmenizi önlemeye yardımcı olur, ‘bu alanda olduğu gibi, bizi bulunduğumuz yerden gitmemiz gereken yere taşıyacak bir mucize gerçekleşecektir. be’.

    Nedensel diyagramların kullanımı olan ‘mucize kutusu’ndan kaçınmanın başka bir yöntemi hakkında daha fazla bilgi için Stratejik Düşünme sayfamıza bakın.

    ! Dikkat – Uyarı !

    Bir Gantt şeması hazırlamak için oldukça fazla bilgiye ihtiyacınız var ve bunların bazıları tahmin edilecek.

    Ne kadar çok tahmin ederseniz, o kadar az doğru olur ve proje sponsoru veya Proje Kurulu ile bir zaman çizelgesi üzerinde anlaşmadan önce tahminlerinizi birkaç kez tekrar gözden geçirmeniz gerekebilir.

    Bununla birlikte, kaynak kısıtlamaları dahilinde her görev için gerekli süre hakkında gerçekçi tahminler yaparsanız ve Gantt grafiğiniz projenizin istenen bitiş tarihinden üç ay sonra biteceğini gösterirse, son tarihler için muhtemelen yeniden görüşmeniz gerekecektir.

    Bu sürece ‘beklenti yönetimi’ denir ve iyi bir planlama gibi daha sonra sorunlardan kaçınacaktır.

    Proje yöneticisi olarak bir sonraki göreviniz, işi başlatmaktır. Planlamayı yaptıysanız, dahil olan herkes ne yaptıklarını bileceği için bu nispeten basit olmalıdır. Her şeyin plana göre gittiğini sadece periyodik olarak kontrol etmeniz gerekecektir.

    Düzenli Proje Güncellemeleri

    Proje yöneticisi olarak, projenin yolunda gitmesini sağlamak için görev yöneticilerinden düzenli güncellemeler almak sizin işinizdir. Ayrıca projenin ilerleyişini ‘Proje Kurulu’na rapor etmeniz ve ortaya çıkan sorunlar hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlamanız gerekir.

    Görev liderlerinden yaptığınız güncellemeler resmi olmak zorunda değildir. İlerleme hakkında normal bir telefon görüşmesi kadar basit olabilirler. Ancak, tek sayfalık bir rapor gibi daha resmi bir raporlama yapısını tercih edebilirsiniz. Bu durum trafik ışığı biçiminde olabilir ve görev yöneticilerinden görevlerinin yolunda mı (yeşil), gecikme veya sorun riski altında mı (sarı) veya gecikme veya sorun (kırmızı) olup olmadığını sormaları istenebilir.

    Neler olduğunu bilin

    Proje yöneticisi olarak neler olup bittiğini bilmeniz çok önemlidir. Resmi raporlara güvenmemek en iyisidir. Çünkü bunlar yanıltıcı olabilir. Oraya gidin ve gidin ve görev yöneticileriyle konuşun. Onları tanıyın ve iyi ilişkiler kurun, böylece sorunlar ortaya çıktığında aradıkları ilk kişi siz olursunuz, son kişi değilsiniz. Herkesin sorunlarını çözmek sizin işiniz olmasa da, pozisyonunuzun size bir genel bakış sağladığını fark edebilirsiniz; bu, görev yöneticileri arasında arabuluculuk yapabileceğiniz ve ortaya çıkan sorunları erkenden bilmeniz koşuluyla çözebileceğiniz anlamına gelir.

    Müzakere ve Yeniden Müzakere

    Son olarak, proje yöneticilerinin güçlü müzakere becerilerine sahip olması gerekir.

    Hem proje kurulu hem de görev yöneticileriyle kapsamı, spesifikasyonu, bütçeyi, son tarihleri ​​ve zaman çizelgelerini müzakere etmeye ve yeniden müzakere etmeye hazırlıklı olmanız gerekir. Esneklik, organizasyon ve stratejik düşünme ve gerçekten önemli olana odaklanma becerisi çok önemlidir. Bu nedenle Organizasyon Becerileri ve Stratejik Düşünme Becerileri sayfalarımıza bir göz atın.

    En sonunda…

    Proje yönetiminin resmi disiplini, bir çalışma ortamındaki projelerden ortaya çıksa da, fikirleri bir şeyler yapmanız gereken yaşamın herhangi bir alanına uygulayabilirsiniz.

    İlk önce ne yapmanız gerektiğini, başka bir şey devam ederken neler yapılabileceğini ve bir göreve başlamadan önce ne kadar zaman alacağını düşünmek nadiren acı verir.

    İlgili Makaleler

    Bir cevap yazın

    E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

    Başa dön tuşu