Yazma Becerileri

Rapor Nasıl Yazılır

Bazı akademik ödevler bir makale yerine bir ‘rapor’ ister ve öğrencilerin bunun gerçekte ne anlama geldiği konusunda genellikle kafaları karışır.

Benzer şekilde, iş hayatında, üst düzey bir yöneticiye bir ‘rapor’ talebiyle karşı karşıya kalan birçok insan, ne yazacağını bilmekte zorlanır.

Yazma stili, nelerin dahil edileceği, kullanılacak dil, belgenin uzunluğu ve diğer faktörler hakkında genellikle kafa karışıklığı ortaya çıkar.

Bu sayfa, bu unsurlardan bazılarını çözmeyi ve size iyi bir rapor yazmanıza yardımcı olacak bazı tavsiyeler sunmayı amaçlamaktadır.

Rapor nedir?

Akademide raporlar ve makaleler arasında bazı örtüşmeler vardır ve iki kelime bazen birbirinin yerine kullanılır. Fakat iş, bilimsel ve teknik konularda ve işyerinde raporlara ihtiyaç duyulması daha olasıdır.

Bir makale argümanlar ve akıl yürütme sunarken, bir rapor gerçeklere odaklanır.

Esasen, bir rapor, belirli bir amaç ve hedef kitle için yazılmış kısa, keskin, öz bir belgedir. Genellikle bir durumu veya sorunu belirler ve analiz eder, genellikle gelecekteki eylemler için önerilerde bulunur. Gerçeklere dayanan bir belgedir ve açık ve iyi yapılandırılmış olması gerekir.

Bir raporun kesin şekli ve içeriği için gereksinimler organizasyon ve bölümler arasında ve dersler arasında, öğretmenden öğretmene ve konular arasında değişiklik gösterecektir. Bu nedenle başlamadan önce herhangi bir özel yönergenin olup olmadığını öğrenmeye değer.

Raporlar aşağıdaki unsurların bir kısmını veya tamamını içerebilir:

  • Bir dizi olay veya durumun açıklaması;
  • İster yalnızca kendi analiziniz isterse başkalarının görüşleri tarafından bilgilendirilmiş olsun, bu olayların veya durumun öneminin bazı yorumları, elbette her zaman dikkatlice referans alınmıştır (daha fazla bilgi için Akademik Referans sayfamıza bakın);
  • Araştırmanızın gerçekleri veya sonuçlarının değerlendirilmesi;
  • Gelecekteki eylem planlarının olası sonuçlarının tartışılması;
  • Bir eylem planına ilişkin önerileriniz; ve
  • Sonuçlar.

Her raporda bu unsurların tümü gerekli olmayacaktır.

İşyerinde bir rapor yazıyorsanız, kullanmanız gereken herhangi bir standart kılavuz veya yapı olup olmadığını kontrol edin.

Örneğin, Birleşik Krallık’ta pek çok hükümet dairesinin, tam olarak takip edilmesi gereken bakanlara raporlar için ana hatları vardır.

Bölümler ve Numaralandırma

Bir rapor, insanları bilgilerde yapılandırılmış bir şekilde yönlendirmek ve aynı zamanda istedikleri bilgileri hızlı ve kolay bir şekilde bulmalarını sağlamak için tasarlanmıştır.

Bu nedenle raporlar genellikle numaralandırılmış bölümlere ve alt bölümlere ve her başlığı listeleyen açık ve tam bir içerik sayfasına sahiptir. Bu durum sayfa numaralandırmasının önemli olduğunu izler.

Modern kelime işlemciler, içindekiler tablosu (ToC) ve sayfa numaralarının yanı sıra stilize edilmiş başlıklar eklemek için özelliklere sahiptir; raporunuzu düzenlerken, bölümleri taşırken, eklerken veya silerken otomatik olarak güncellendiklerinden bunlardan yararlanmalısınız.

Rapor yazma

Başlarken: ön hazırlık ve planlama

Bir raporun yapısı, okuyucuyu düşünceniz boyunca bir eylem veya karara yönlendirmek için çok önemlidir. Önceden planlamak için biraz zaman ayırmaya değer.

1. Adım: Özetinizi bilin

Genellikle bir rapor için net bir özet alırsınız, ne çalıştığınızı ve raporun kimler için hazırlanması gerektiğini de içerir.

Her şeyden önce, özetinizi çok dikkatli bir şekilde değerlendirin ve raporun kimin için olduğunu netleştirdiğinizden emin olun (eğer öğrenciyseniz, o zaman sadece öğretmeniniz için değil, kimin için yazılması gerektiğini) ve neden yazdığınızı bunun yanı sıra okuyucunun okumanın sonunda yapmasını istediğiniz şey: belki bir karar verin veya bir öneride anlaşın.

2. Adım: Özetinizi her zaman aklınızda tutun

Planlamanız ve yazmanız sırasında, özetinizi aklınızda bulundurduğunuzdan emin olun: Kimin için yazıyorsunuz ve neden yazıyorsunuz?

Tüm düşüncelerinizin buna odaklanması gerekiyor. Bu da okuma ve düşünmede acımasız olmanızı gerektirebilir. Alakasız her şey atılmalıdır.

Okurken ve araştırırken, çalışmanızı temaya göre bölümler halinde düzenlemeye çalışın, tıpkı bir Literatür İncelemesi yazmak gibi.

Özellikle akademik çalışmalar için referanslarınızı takip ettiğinizden emin olun. İşyerinde atıfta bulunmak belki daha az önemli olsa da, yaptığınız herhangi bir iddiayı kanıtlayabilmeniz de önemlidir, böylece bilgi kaynaklarınızı takip etmenize yardımcı olur.

Bir Raporun Yapısı

Kesin içerik gibi, yapı için gereksinimler de değişiklik gösterir. Bu nedenle herhangi bir kılavuzda nelerin belirtildiğini kontrol edin.

Bununla birlikte, kaba bir kılavuz olarak, en azından bir yönetici özeti, giriş, raporunuzun ana gövdesi ve sonuçlarınızı ve herhangi bir tavsiyeyi içeren bir bölüm eklemeyi planlamalısınız.

Yönetici Özeti

Bilimsel bir rapor için yönetici özeti veya özet, içeriğin kısa bir özetidir. Çıkarılacak kilit noktaları bildiğiniz zaman, bunu son olarak yazmaya değer. Yarım sayfadan bir sayfaya kadar uzunlukta olmamalıdır.

Yönetici özetinin, meşgul ‘yöneticilere’ raporun içeriğinin hızlı bir özetini vermek için tasarlandığını unutmayın.

Giriş

Giriş, ne söylemeyi planladığınızı ortaya koyar ve tartışılan sorunun kısa bir özetini sunar. Ayrıca sonuçlarınıza kısaca değinmelidir.

Ana Yapıyı Bildir

Raporun ana gövdesi, okuyucuyu konuya yönlendirecek şekilde dikkatlice yapılandırılmalıdır.

Temalar veya dikkate alınması gereken alanlarla ilgili numaralandırılmış alt başlıklar kullanarak bölümlere ayırmalısınız. Her tema için, tartışılan ana konuyu ve herhangi bir zorluk veya anlaşmazlık alanını açık ve net bir şekilde ortaya koymayı hedeflemelisiniz. Ayrıca deneysel sonuçlar da içerebilir. Sunduğunuz tüm bilgiler, özet ve tartışılan tam konu ile ilgili olmalıdır.

Alakalı değilse, dışarıda bırakın.

Sonuç ve Öneriler

Sonuç, deneysel sonuçlar da dahil olmak üzere, bilgilerden hangi çıkarımları çıkardığınızı ortaya koyar. Öneriler içerebilir veya bunlar ayrı bir bölümde yer alabilir.

Öneriler, durumun nasıl iyileştirilebileceğini ve spesifik, ulaşılabilir ve ölçülebilir olması gerektiğini düşündüğünüzü gösterir. Önerilerinizin mali sonuçları varsa, bunları mümkünse tahmini maliyetlerle açık bir şekilde belirlemelisiniz.

Yazma Stili Üzerine Bir Söz

Bir rapor yazarken amacınız kesinlikle açık olmalıdır. Her şeyden önce, konu alanı hakkında çok az bilgisi olan biri için bile okuması ve anlaması kolay olmalıdır.

Bu nedenle, kısa cümlelerle daha uzun değil, daha kısa sözcükler kullanarak, düz İngilizce kullanarak net ve kesin metinler hedeflemelisiniz.

Ayrıca jargondan da kaçınmalısınız. Uzman bir dil kullanmanız gerekiyorsa, her kelimeyi kullanırken açıklamalısınız. Beş kelimeden fazlasını açıklamanız gerektiğini fark ederseniz, muhtemelen çok fazla jargon kullanıyorsunuz ve bazılarını daha basit kelimelerle değiştirmeniz gerekiyor.

Hedef kitlenizi düşünün. Rapor belirli bir kişi için yazılmak üzere tasarlandıysa, raporu ‘size’ mi yoksa belki üçüncü şahsa bir iş rolüne mi yazmanız gerektiğini kontrol edin: ‘İcra Kurulu Başkanı,…’ veya ‘Bakan kabul etmeniz önerilir… ‘, örneğin.

Son Bir Uyarı

Herhangi bir akademik ödevde veya resmi bir yazı parçasında olduğu gibi, çalışmanız da tekrar okunmaktan ve anlam ve stil için acımasızca düzenlenmekten fayda sağlayacaktır.

Eklediğiniz tüm bilgilerin alakalı olup olmadığına özellikle dikkat edin. Ayrıca zamanları, hangi kişiye yazdığınızı, dilbilgisini ve yazımı kontrol etmeyi unutmayın. Ayrıca, yapıdaki herhangi bir gereksinime karşı son bir kontrol etmeye değer.

Akademik bir ödev için, tam ve doğru referans verdiğinizden emin olun. Her zaman olduğu gibi, istemeden veya kasıtlı olarak intihal yapmadığınızı veya herhangi bir şeyi onaylamadan kopyalamadığınızı kontrol edin.

Son olarak kendinize sorun:

Raporum amacını yerine getiriyor mu?

Sadece cevap yankılanan bir ‘evet’ ise, onu hedeflenen alıcısına göndermelisiniz.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu