Kişilerarası becerileri

Sekreterin Rolü

Kariyeriniz boyunca ve hayatınızın diğer zamanlarında bir toplantı tutanağını tutmanız istenebilir. Hatta gönüllü veya ücretli bir pozisyon olarak bir grup veya kuruluşun sekreteri olarak resmi bir rol üstlenmeniz istenebilir.

Bu sıfatla ne yapılması gerektiğini bilmeniz ve net ve doğru notlar alabilmeniz çok önemlidir çünkü sekreterin rolü öncelikle toplantının resmi bir kaydını oluşturmaktır.

Sekreterin Sorumluluğu

Sekreterin herhangi bir resmi gruptaki rolü, toplantı sürecinin koruyucusu olmaktır. Genel Kurul toplantıları da dahil olmak üzere toplantılar için düzenlemeleri yapan ve grubun süreci ve kararlarının resmi kayıtlarını tutan kişilerdir: toplantı tutanakları. Bu, yazışmaların kayıtlarının tutulmasını içerebilir.

Bu sayfa, büyük ölçüde sekreterin rolünün resmi yönlerine ve özellikle toplantılarla ilgili olanlara odaklanmaktadır.

Hazırlık: Toplantıdan Önce

Bir toplantıdan önce sekreterin bilmesi gereken bir çok şey vardır ve bunların çoğu, toplantıya başkanlık etmesi nedeniyle kişiye sorarak kolayca öğrenilebilir.

En önemlileri:

  • Bir mekan bulmak ve uygun ikramlar ve herhangi bir AV tesisini ayarlamak da dahil olmak üzere toplantı için düzenlemeleri kimin yapması bekleniyor? Bu genellikle sekreterdir.
  • Gündemin hazırlanmasından kim sorumludur? Her başkanın kendi tercihi olacaktır, ancak bu aynı zamanda sandalyeyle birlikte çalışan bir sekreterlik sorumluluğudur. Gündeme madde ekleme hakkı olan başka kişiler de olabilir. Daha fazla bilgi için sayfamıza bakın: Bir Gündem Belirleme.
  • Sekreter, gündemin aşırı yüklenmemesini sağlamada bir role sahiptir; bu, başkanla ve diğerleriyle nelerin daha sonraki bir toplantıya ertelenebileceğini ve yazılı bir raporda nelerin ele alınabileceğini tartışmayı içerebilir.
  • Ne tür notlar veya tutanaklar gereklidir? Kimin ne dediğini belirten resmi tutanaklar mı yoksa kararlaştırılan eylemleri kaydeden kısa notlar mı olmalı?
  • Toplantıdan sonra notların veya tutanakların ne kadar hızlı üretilmesi ve dağıtılması gerekiyor?
  • Notları yayınlanmak üzere temizleme süreci nedir? Bazı sandalyeler, daha fazla gönderilmeden önce dakikaları onaylamayı tercih ederken, diğerleri bunların aynı anda birkaç önemli katılımcıya dağıtılmasını tercih eder.

Sekreter olarak görevinizde yeniyseniz, kimin katılması beklendiğini, temsil ettikleri kuruluşları ve önceki toplantılarda gündeme getirilen bazı konuları bulmaya değer.

Bu, neler olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır. Bunu, geçmiş toplantı tutanaklarına bakarak ve ayrıca başkana neyin tartışılabileceğini sorarak yapabilirsiniz.

Sekreter, toplantı için evrakları göndermekle sorumludur. Bu, gündemi, son toplantının tutanaklarını ve tartışma ya da bilgi için gerekli belgeleri içerecek ancak bunlarla sınırlı değildir.

Toplantı Günü

Toplantı günü sekreterin yapması gereken birkaç şey vardır:

  • Toplantıya kimin katılmasının beklendiğini bildiğinizden emin olun. Binada güvenlik görevlileri varsa, katılımcıların bir listesini sağlamanız gerekebilir.
  • Erken mekana gidin ve her şeyin yolunda olup olmadığını kontrol edin. Toplantı düzenlemelerinden sorumluysanız, her şeyin orada olduğundan, odanın doğru yerleştirildiğinden, herhangi bir AV ekipmanının çalıştığından, yeterli sandalye olduğundan ve içeceklerin geldiğinden emin olun.
  • Kimin nerede oturduğuna biraz kafa yormak ve hatta oturma planımızı işaretlemek isteyebilirsiniz, çünkü bu, toplantının gidişatında büyük bir fark yaratır. Sandalyenin ortada oturduğundan ve yanına oturduğunuzdan emin olmalısınız.
  • Bir nüsha getirmemiş olanlar için bol miktarda yedek evrakınız olduğundan emin olun. Çok sayıda makale varsa, katılımcıların mevcut tartışmayla ilgili makaleleri kolayca bulabilmeleri için sayfa/bölüm numaralarını kullanarak bunları bir klasörde düzenlemek uygun olabilir.
  • İsim rozetleri kullanıyorsanız, bunları kapının yanındaki bir masanın üzerine alfabetik sırayla yerleştirin; katılımcıların geldiklerinde alabilecekleri yer.

Toplantı Tutanağının Tutulması

Karşılama ve Tanıtımlar

Tutanaklarda hazır bulunanların ve özür dileyenlerin tam bir listesi yer almalıdır.

İnsanlar masanın etrafında kendilerini tanıtırken çılgınca karalamaktan kurtulmak için, insanlardan adlarını, kuruluşlarını ve iletişim bilgilerini vermelerini isteyen bir kayıt formu dağıtın. Girişler sırasında verilen devamsızlıktan dolayı özür dilediğinizi not edin: insanlar kendilerini genellikle “Falan filanların yerini alacak şekilde tanıtırlar ve bu arada özürlerini iletirler”.

Ana İş

Toplantıda nasıl not tuttuğunuz, tutanakların ne kadar resmi olması gerektiğine bağlıdır.

Tartışmanın yalnızca kısa bir özetini ve herhangi bir eylem noktasını bildiriyorsanız, tartışmayı dinleyebilir ve ardından not şeklinde özetleyebilirsiniz.

Bununla birlikte, tek tek konuşmacılar tarafından yapılan ana noktaları yazmanız bekleniyorsa, o zaman konuşmacıların isimleri veya baş harfleri de dahil olmak üzere daha eksiksiz bir not seti yapmanız gerekecektir.

Not almak için bir dizüstü bilgisayar veya kalem ve kağıt kullanmanız bir seçim meselesidir, ancak özellikle ücretli bir görevde sandalyeyi önceden kontrol etmek de iyidir.

Süreci Desteklemek

Toplantı sürecini yönetmek başkanın görevidir, ancak sekreterin yardımcı olmak için yapabileceği birkaç şey vardır.

Bunlar şunları içerir:

  • Sessizce sandalyeye, gündemin zamanlaması, kayması veya kahvenin ne zaman geleceği ile ilgili sorunları vurgulayan bir not verin.
  • Tartışmayı özetleyin ve özetleyin. Bu, özellikle insanlar aynı noktaları tekrar ifade etmeye başladığında yararlıdır.
  • Anlamadıysanız, belirli bir noktanın açıklığa kavuşturulmasını isteyin. Şansınız şu ki, yapmazsanız, diğerleri de yapmayacaktır ve her halükarda, doğru şekilde küçültmek için onu anlamanız gerekir.
  • Bir eylem üzerinde anlaştıktan sonra, bunu kimin üstleneceğini kontrol edin. Bir toplantının, kimin sorumlu olduğunu tayin etmeden eylemin gerekli olduğu ve eylemin ne olduğu konusunda hemfikir olması alışılmadık bir durum değildir. Sekreter olarak bunun olmamasını sağlayabilirsiniz.

Organizasyon türüne bağlı olarak, ister oldukça genç bir seviyede olun, isterse rol isteğe bağlıdır ve bir komitenin seçilmiş bir üyesi olun, müdahalenizin emin olmak için bu sorumlulukları başkanla önceden tartışmak muhtemelen en iyisidir. memnuniyetle karşılanacaktır.

UYARI!

İlginç bir tartışma ile dikkatinizin dağılması ve herhangi bir şeyi yazmayı unutmak kolaydır. Tartışma çevrelerde dolaşırken bile, her zaman görevinize odaklanmaya çalışın. Sandalye sizi her an özetlemeye çağırabilir.

Toplantıdan sonra

Şimdi iş gerçekten başlıyor!

Toplantıdan sonra mümkün olan en kısa sürede tutanak yazmaya başlamak en iyisidir. Notlarınız toplantıda ne kadar şeffaf görünse de, 24 saat sonra neredeyse net olmayacaklar ve onları iki hafta bırakırsanız, toplantıda gerçekten siz misiniz diye merak edeceksiniz.

Tutanaklar gündem sırasına uygun olmalıdır. Birisi daha sonra toplantıda belirli bir konuyu tekrar ziyaret etse bile, bu tartışmayı orijinal gündem maddesinin altına eklemelisiniz. Eylemlerden kimin sorumlu olduğu ile birlikte tartışmada verilen tüm önemli noktaları, alınan kararları ve üzerinde anlaşılan eylemleri dahil ettiğinizden emin olun.

Dakikalar neredeyse her zaman geçmiş zamanda ve genellikle pasif sesle yazılır (“X, y’nin olması gerektiğini belirtti; Z’nin sorumlu olacağı kabul edildi”). Olacaklar için, özellikle resmi tutanaklarda ‘Will’ yerine ‘olur’ kullanın.

Konuşanlara atıfta bulunmak için adlar, unvanlar artı soyadlar veya baş harfleri kullanmanız bir stil meselesidir. Daha önce ne yapıldığını görmek için sandalyeye danışın veya geçmiş dakikalara bakın ve aynı yaklaşımı tutarlı bir şekilde kullanın.

Kontrol Ediliyor ve Onaylanıyor

Dakika yazma konusunda yeniyseniz, dakikaları daha geniş bir şekilde dağıtmadan önce kontrol etmek ve yorum yapmak için bir veya iki güvenilir kişiye göndermeniz tavsiye edilebilir.

Sizden önce sizden başka birine göndermenizi istemedikçe, bu kişilerden biri muhtemelen başkan olmalıdır. Tutanaklar başkan tarafından onaylandıktan sonra, katılımcılara daha geniş bir şekilde dağıtılabilir ve gerekirse bir web sitesinde yayınlanabilir. Katılımcıların herhangi bir hatayı düzeltmek isteyebileceğini ve düzeltmelerin sonraki dakikalara dahil edilmesi gerekeceğini unutmayın.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu