Liderlik özellikleri

Sürekli İş Süreci İyileştirmenin 5 Temel Becerisi

İnsanlar inovasyon hakkında konuştuklarında, odak noktası genellikle ürün ve hizmetlerine, başka bir deyişle denklemin müşteriye dönük tarafına odaklanır. Bununla birlikte, şirketinizin süreç düzeyindeki yenilikler de aynı derecede önemlidir.

Süreç iyileştirme, mevcut uygulamalarınız ve standartlarınızdaki zayıflıkları sürekli olarak belirlemek ve ele almak anlamına gelir. İş süreci yeniden mühendisliği veya iş süreci yönetimi olarak adlandırılan buna da duyabilirsiniz. Adı ne olursa olsun, nihai hedef aynıdır: daha verimli hale getirmek ve israfı ve hataları azaltmak için işinizi yapma şeklinizi düzene sokmak.

Sürekli İyileştirme Neden Önemlidir?

Günümüz dünyasında işler hızla değişiyor. Sürekli büyüme ve yenilikçilik zihniyetine sahip bir şirket, geçmişin denenmiş ve doğrulanmış yöntemlerini kullanarak takılıp kalandan bu değişikliklere daha iyi ayak uydurabilecektir.

İşte bunu perspektif haline getirmeye yardımcı olabilecek bir benzetme. İşlek bir otoyola giren bir arabanın içinde olduğunuzu hayal edin. Hangisini tercih ederdiniz: hızınızı kademeli olarak artırmanıza izin veren bir rampa veya sizi 0’dan 60mph’ye olabildiğince hızlı bir şekilde hızlanmaya zorlayan bir dur işareti?

İşletmenizde sürekli iyileştirme pratiği uygulayarak, pazarda bir değişiklik olduğunda kendinizi 0’dan 60’a çıkma ihtiyacından kurtarırsınız. Zaten kademeli değişiklikler yapmaya alışkınsınız ve kendi tarafınızda ileriye dönük bir ivme var. Bunu bir alışkanlık olarak geliştirdikten sonra, sonraki her değişiklik bir öncekinden daha kolay ve daha verimli olacaktır.

Bir iş ortamında sürekli iyileştirme elde etmek için ne gerekir? İşte geliştirmeye odaklanmanız gereken 5 temel beceri.

# 1: Süreç analizi.

İş süreçlerinizi iyileştirmeden önce, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını (veya neyin daha iyi çalışabileceğini) belirlemeniz gerekir. Çoğu zaman, işletmeler, süreçlerini oluştururken, bu standart uygulamaların kendi özel ihtiyaçlarına daha iyi uyacak şekilde iyileştirilebileceği yollar aramak yerine alışkanlık veya geleneğe geri dönerler.

Süreç değişikliklerini uygulamak çok zaman ve çaba gerektirir # bunun bir nedeni daha fazla şirketin bunu daha fazla yapmamasıdır. Mevcut uygulamalarınızın etkili analizi, yalnızca değişiklikleri uygulamak ve en iyiyi ummak yerine, çabalarınızı iyileştirilmesi gereken belirli alanlara hedeflemenizi sağlar. Sonuç olarak, daha etkili olma olasılıkları daha yüksektir.

Süreç analizinin uzun ve zaman alıcı olması gerekmez. Şirketinizdeki hataların, darboğazların veya diğer sorunların ana kaynağını belirleyerek başlayın. Ardından, bu sorunların en olası nedenlerini ve bunları hangi değişikliklerin ortadan kaldırabileceğini belirleyin.

Örnek olarak Joe’s Gaming & Electronics’deki süreç yeniliğini ele alalım. Bir cep telefonu tamir işletmesi olarak, Joe’da organizasyon zorunludur ve yeni çalışanların sistemi öğrenmesi biraz zaman alabilir. Şirket sahibi Joe Pilot, mağazanın her yerine QR kodları koyarak bu sorunu çözdü. Bir çalışan kodu taradığında, telefonunda söz konusu istasyonu nasıl doğru şekilde kullanacaklarını gösteren bir video açılır. Bu, hem hataları hem de eğitimde harcanan zamanı azaltır.

Çoğu sorunun bunun gibi basit çözümleri vardır. Sorunlarınızın belirli nedenlerini belirleyebildiğinizde, bu çözümler kendilerini gösterecektir.

# 2: İşbirliği.

Etkili süreç iyileştirme, genellikle ortak işyeri sorunlarına yenilikçi yeni yaklaşımlar bulmak anlamına gelir. Bu iyileştirmeleri bulmak için işbirliği yapmak, size yararlanabileceğiniz daha geniş bir bilgi tabanı ve sorunu farklı bir şekilde görmenize olanak tanıyan bir dizi perspektif sağlar.

Çoğu zaman, tek bir düşünce lideri, süreç iyileştirmelerinin ortaya çıkmasından sorumludur. Bu tür bir tekil vizyon tutarlılık için harikadır ve kararlı, hızlı eylemlere izin verir, ancak hedefiniz sürekli büyüme olduğunda sonuçta sınırlayıcıdır.

İşbirliği, liderlerin organizasyondaki sorunları daha iyi belirlemelerine de olanak tanır. Hiyerarşinin alt seviyelerinde çalışanları rahatsız eden, yönetici seviyesindekilerin tamamen farkında olmadığı sorunlar olabilir. Bir araya gelerek ve fikirleri paylaşarak, ekibin ihtiyaçlarının ve hedeflerinin daha bütünsel bir resmini oluşturabilir ve tüm şirkete fayda sağlayacak süreç iyileştirmeleri bulabilirsiniz.

# 3: Stratejik planlama.

Doğru planlamanın kötü performansı engellediğini duymuş olabilirsiniz. Bu, işin diğer tüm yönleri gibi süreç iyileştirmede de geçerlidir. Ekibinizi değişime hazırlamaz ve onları uygulama boyunca etkili bir şekilde yönlendirmezseniz, kendinizi başarısız olmaya hazırlamış olursunuz. En iyi ihtimalle, birkaç zorlu hafta içindesin. En kötüsü, değişikliklerin hurdaya çıkarılmasına (ve gelecekte yeni şeyler denemekten kaçınılmasına) neden olabilir.

Planlama aşaması, fikirlerinizi ve vizyonunuzu eyleme geçirilebilir bir dizi adıma dönüştürdüğünüz zamandır. Bu, güçlü stratejik düşünme becerileriyle başlar, uygulama sürecini net nihai hedefler ve tamamlanması için bir zaman çizelgesi ile ulaşılabilir adımlara böler.

Süreç analizi burada da rol oynar. Planlarken karşılaşabileceğiniz olası sorunları ve bunların üstesinden nasıl geleceğinizi tanımlayabilirsiniz. Süreç değişiklikleri yaptığınızda ne kadar iyi organize olursanız, süreçte o kadar başarılı bir şekilde gezinebilirsiniz.

# 4: Uyarlanabilirlik.

Kapsamlı planlama ve hazırlık yapsanız bile, iyileştirme sürecini beklemediğiniz şekilde engellerle karşılaşabilirsiniz. Alternatif olarak, yaptığınız değişikliğin bazı beklenmedik sonuçlara veya sonuçlara sahip olduğunu görebilirsiniz. Bu gerçekleştiğinde, başarılı şirketler hızla yön değiştirebilirler.

İşletmenizde yaptığınız planlar faydalı araçlardır. Başarıya doğru bir yol haritası sağlayarak büyümenizi takip etmenize ve rehberlik etmenize yardımcı olurlar. Ancak asla hedeflerinize ulaşmanıza engel olacak kadar katı tutulmamalıdırlar.

Uyarlanabilirlik eksikliği, işletmelerin başarısız olmasının ana nedenlerinden biridir. Çoğu durumda, pazardaki veya müşteri tabanındaki bir değişiklik gibi dış faktörlere yanıt vermemek bir başarısızlıktır. Aşırı katı süreç planlaması da bir sorun olabilir, özellikle de çalışanların sorunlarına tepkisiz kalmanıza neden oluyorsa.

İnsanlar genellikle uyarlanabilirlik hakkında bir kişilik özelliğimiş gibi konuşurlar ve bazı insanlar doğal olarak diğerlerinden daha esnek olsa da, geliştirilebilecek bir beceridir. Bir işletme sahibi olarak ne kadar uyumlu olursanız, şirketinizi sürekli büyümeye o kadar iyi yönlendirebilirsiniz.

# 5: Öz değerlendirme ve geri bildirim.

Sürekli iyileştirmenin amacı, şirket olarak yaptığınız her şeyi daha iyi hale getirmektir ve buna süreç değişikliklerini uygulama şekliniz de dahildir. Çalışanların geri bildirimlerini istemek ve üzerinde düşünmek, neyin işe yaradığını, neyin yaramadığını ve bir dahaki sefere nerede daha iyi yapabileceğinizi görmenizi sağlar.

Yararlı geri bildirim almak, önce hangi soruları soracağınızı ve nasıl soracağınızı bilmek anlamına gelir. Bunun bir kısmı, doğru özgüllük dengesinin nasıl sağlanacağını öğrenmektir. Soruların yeterince açık uçlu olması gerekir, bu da çalışanları cevaplarını ayrıntılandırmaya teşvik eder, ancak ilgilendiğiniz belirli konuları ele almayacak kadar belirsiz değildir.

Burada bir de çalışan güveni unsuru var. Süreç değişikliklerini ne kadar iyi uyguladığınıza dair gerçekten dürüst ve doğru bir resim elde etmeniz için personelin yönetimle eleştirileri paylaşırken rahat hissetmesi gerekir.

Bir süreç iyileştirme planını uygulamayı bitirdiğinizde, ilk cazip şey genellikle bir sonraki zorluğa geçmektir. İlerlemeye devam etmek önemli olsa da, sürecinizi derinlemesine düşünmek ve geliştirmek için harcadığınız zamana değer.

Daha İyi İş Süreçlerine Yönelik Geliştirme

Sürekli iyileştirme için çalışmaya başladığınızda çabucak öğreneceğiniz için, yukarıda özetlenen beş temel beceri birbirini destekler. Daha verimli ve doğru süreç analizi, değişiklikleri daha iyi planlamanıza ve hazırlamanıza olanak tanır. Benzer şekilde, ekibinizin işbirliğini güçlendirmek, geri bildirim almayı (ve aldığınız geri bildirimlerden doğru şekilde yararlanmayı) kolaylaştırır.

Nihayetinde hedef, tüm ekibinizde bir büyüme zihniyeti geliştirmek olmalıdır. Sürekli iyileştirmeyi şirket kültürünüze entegre ederek, değişiklikleri organizasyon genelinde daha etkili ve tutarlı bir şekilde uygulayabileceksiniz.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu