Kişilerarası becerileri

Toplantılar için Gündem Belirleme

Etkili Toplantılar sayfamız bir gündemin amacına ve nasıl oluşturulacağına değinirken, Sekreterin Rolü sayfamız, gündem belirlemenin genellikle başkan ve sekreterin birlikte yürüttüğü bir görev olduğunu açıklamaktadır.

Bu sayfa, bu temel görev hakkında daha fazla ayrıntı sağlar ve yüksek kaliteli ve etkili toplantıları destekleyen gündemler geliştirmenize yardımcı olacaktır.

Ajanda nedir?

En basit şekliyle bir gündem, bir toplantıda tartışılacak konuların listesini belirler.

Şunları içermelidir:

  • Toplantının amacı; ve
  • Toplantının amacına ulaşması için konuların tartışılacağı sıra. Bu daha sonra toplantı tutanaklarını şekillendirecektir.

Tutanak yazma hakkında daha fazla bilgi için, sayfamıza bakın: Sekreterin Rolü.

Gündem az ya da çok ayrıntı içerebilir ve genellikle her bir madde için zamanlamaları içerir.

Gündem, başkan ve sekreter dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere katılımcılar için bir araçtır. Bir toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında birçok işlevi yerine getirir.

Bu işlevler şunları içerir:

  • Potansiyel katılımcıların katılmaları gerekip gerekmediğine karar vermelerine yardımcı olur. Neyin tartışılacağını ve ne kadar süreyle tartışılacağını belirterek, potansiyel katılımcılara tartışma için çok önemli olup olmadıklarını ve onlar için çok önemli olup olmadığını gösterir. Daha sonra katılıp katılmayacakları veya yazılı olarak veya başka bir katılımcı aracılığıyla katkıda bulunup bulunmayacakları konusunda bilinçli bir karar verebilirler.
  • Davetlilerin toplantıya hazırlanmasına yardımcı olur. Herhangi bir bildiri ile birlikte, neyin tartışılacağını anlamalarını ve konular hakkında önceden düşünmelerini sağlar. Ayrıca, etkili bir katkı sağlamak için gerekli bilgileri ellerinde bulundurmaları için herhangi bir gerçek veya rakam hazırlayabilirler.
  • Toplantı için bir yapı sağlar. Konudan sapan herkesin hızlı ve kolay bir şekilde konuya geri getirilebileceği anlamına gelir.
  • Benzer şekilde, başkanın toplantıyı kontrol etmesine izin verir. Zamanlanmış bir gündem bunun için özellikle yararlıdır, çünkü başkan süre dolduğunda bir sonraki maddeye geçebilir ve gerekirse katılımcılardan tartışmaya başka bir yerde devam etmelerini isteyebilir.
  • Son olarak, toplantının başarısının değerlendirilebileceği bir yol sunar. Gündem amacı içerdiğinden, katılımcılar toplantının amacına ulaşıp ulaşmadığını görebilir. Bu, aynı konuda gelecek toplantıların gerekli olup olmadığını netleştirir.

Gündem Nasıl Belirlenir

Genel olarak bir gündemde ele alınacak beş veya altı geniş alan vardır:

  • Lojistik

    Buna toplantı tarihi, saati ve yeri, başlığı ve davet edilen katılımcıların listesi dahildir.

  • Amaç

    Toplantının amacı ve bunun bir dizi toplantıda ilk olup olmadığı gibi arka plan bilgileri.

  • Kat hizmetleri

    Bu, karşılama ve tanıtımları ve devamsızlık için özür dilemelerini içermelidir. Aynı zamanda önceki tutanakların onaylanmasını ve bunlardan kaynaklanan, gündemin başka bir yerinde ele alınmayan konuları da kapsamalıdır.

    Resmi bir toplantıda, temizlik, bu toplantı tutanaklarında resmi olarak belgelenmesi gereken son tutanak setinde yapılması gereken değişiklikleri de kapsayacaktır.

  • Öğeler

    Bu, gündemin ‘etidir’. Her öğenin bir numarası, başlığı ve sunum yapan kişi/lider olmalıdır. Ayrıca tartışma için önerilen bir zaman sınırına sahip olmalıdır.

    Önceden toplantı deneyimi olmadan zamanlamayı belirlemek zor olabilir. Sekreterin sunum yapan kişiye/başkana belirli bir konunun ne kadar süreceğini düşündüklerini sorması ve ardından bunu başkanla tartışması gerekebilir. Nihai tahsis, öğenin toplantının amacı açısından önemine ve tartışma düzeyine dayanmalıdır. Toplantının amacına uygun olmayan çok tartışmalı bir madde, başka bir yerde tartışılmak üzere ertelenmelidir.

Dikkat!

Bazı resmi ortamlarda, belirli grupların veya bireylerin gündeme konuların dahil edilmesini isteme gücü olabilir. Bu, ya böyle yaparak ya da gündem zaten çok dolu ise, başka bir tartışma fırsatını dikkatlice müzakere ederek telafi edilmesi gerekecektir.

  • Herhangi Başka Bir İşletme (AOB)

    Pek çok gündem, “Diğer İşler” veya “AOB” üzerine bir öğeyle sona erer. Bu, katılımcıların gelecekteki bir gündeme dahil edilmek üzere bir şeyi işaretlemeleri için bir fırsat olsa da, toplantının sorunsuz akışı için de çok yıkıcı olabilir.

    Katılımcılar, bir toplantıyı kendi amaçları için kaçırmak ve genellikle son derece olumlu, eylem odaklı bir tartışmadan bir şikayete kadar toplantının tüm hissini değiştirmek için AOB’yi kullanabilir. AOB geleneksel olarak en sonda geldiği için, özellikle olumsuz bir tonda katılımcıların hatırlaması en muhtemel olan maddedir.

    İyi hazırlanmış bir gündemi olan iyi yönetilen bir toplantı, kimsenin başka bir iş kurmak istemediği anlamına gelmelidir.

    Bu nedenle, aşağıdakilerden birini yapmanız şiddetle tavsiye edilir:

    • AOB’yi hiç bir gündem maddesi olarak dahil etmeyin; veya
    • AOB’yi gündeme eklerseniz, bunun yalnızca gelecekteki bir toplantıda veya başka bir yerde tartışılmak üzere konuları gündeme getirmenin bir yolu olacağını kabul edersiniz.

    Katılımcılara önceden gündeme dahil edilecek maddeleri önerme fırsatı sunarak, AOB’yi dışlamadan kaynaklanan kötü hislerden kaçınılabilir.

    Bununla birlikte, başkanın sürecin koruyucusu olarak sekreter ile birlikte hangi öğelerin dahil edileceğine dair nihai kararıdır.

  • Kapat

    Bu, başkanın toplantı özetini, bir sonraki toplantının tarihini ve saatini ve kararlaştırılan tüm eylemleri ve kimin sorumlu olduğunu içermelidir.

Gündemler genellikle kısa belgeler olmalıdır, ideal olarak birden fazla sayfa olmamalıdır.

Bununla birlikte, tartışılması muhtemel ve kapsam dışı olanlar da dahil olmak üzere her öğenin kısa bir açıklayıcı notu, katılımcıların daha iyi hazırlanmalarına ve toplantıyı kontrol etmede başkanın desteklenmesine yardımcı olacaktır.

Gündemdeki Aralar

Bazı toplantılar, örneğin resmi yönetim kurulu toplantıları veya boş günler tüm gün veya hatta bir günden fazla sürebilir.

Bu tür toplantıların gündemlerinde, genellikle en az bir sabah ve bir öğleden sonra olmak üzere molaların yanı sıra öğle yemeği molası verilmesi gerekecektir.

Bununla birlikte, daha kısa bir toplantı bile bir veya daha fazla planlanmış aradan yararlanabilir. Bunlar, ana toplantının dışında iki veya daha fazla katılımcı arasında tartışma fırsatı sunar ve ayrıca bir veya daha fazla öğe beklenenden daha uzun sürdüyse, toplantının yoluna geri dönmesine izin verir.

Toplantıları Daha Üretken Hale Getirme

İyi bir gündem, tartışmanın akıp odaklanmasını, toplantının amacına ulaşmasını ve katılımcıların zamanının verimli bir şekilde kullanılmasını sağlar.

Bir gündem hazırlamak için zaman ayırmak, iyi harcanan zaman olacaktır. Ayrıca katılımcılarınıza, zamanlarına kendi zamanınıza ne kadar değer verdiğinizi de gösterecektir. Bu çaba aynı zamanda daha da karşılığını verecektir: İnsanlar toplantılarınızın iyi gittiğini bildiklerinde ve amaçlarına ulaştıklarında, gelecekte onlara katılma olasılıkları artacaktır.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu