Yazma Becerileri

Yönetici Özeti Nasıl Yazılır

Daha önce hiç yapmadıysanız, bir politika belgesi, broşür, brifing kağıdı veya rapor için bir yönetici özeti yazmanızın istenmesi göz korkutucu bir olasılık olabilir.

Ancak, birkaç soru sorun ve birkaç basit kuralı aklınızda bulundurun ve bu çok daha kolay hale gelir. Bu sayfada kendinize veya bir başkasına sormanız gereken sorular ve akılda tutulması gereken birkaç uyarı ve kural yer almaktadır.

Yönetici Özet İçeriği

Başlamadan önce sormanız gereken iki anahtar soru

  • Yönetici özetimin hedef kitlesi kimdir?
  • Özetlediğim makalenin içeriğinden hangisini gerçekten bilmeleri gerekiyor?
  • Bu sorular önemlidir çünkü yönetici özetine neleri eklemeniz gerektiğini size söylerler. Bu yüzden onları biraz açalım:

    Hedef Kitle

    Tüm yazı projelerinde olduğu gibi, hedef kitlenizi tanımak önemlidir. Bir yönetici özeti için hedeflenen kitle, ister politika belgesi, ister rapor veya başka bir şey olsun, daha uzun belge için hedeflenen hedef kitleden oldukça farklı olabilir.

    Yönetici özeti birkaç olası amaca hizmet eder.

    İnsanlar, raporun tamamını okumaları gerekip gerekmediğini öğrenmek için yönetici özetini okuyabilir. Bu grup, organizasyon içindeki ve dışındaki kişileri içerebilir. Fakat rapor muhtemelen her gün yaptıklarına değinecektir. Genellikle konu uzmanları olacaklar; sadece okumaları gereken yeni bir şey olup olmadığını bilmeleri gerekir. Bu grup, daha geniş makalenin içeriğinin geniş bir özetini arayacaktır.

    İnsanlar, tamamen gerekli olmasa bile, tam raporu ilginç ve alakalı bulup bulamayacaklarını öğrenmek isteyebilirler. Yine, bu grubun konu uzmanları olması muhtemeldir. Fakat konuyla ilgili belirli bir ‘açı’ arayan analistleri de içerebilir. Bu grup aynı zamanda içeriğin açık bir özetini de memnuniyetle karşılayacaktır.

    Raporun tamamı yerine yönetici özetini okuyabilirler. Gerçekten endişelenmeniz gereken bu grup. Çünkü büyük olasılıkla kuruluşunuzun Yönetim Kurulu veya yürütme ekibinin yanı sıra gazetecileri de içeriyorlar. Bu nedenle, yönetici özetine giren şey, alacakları mesajdır. Bu daha geniş bir alana yayılabilir. Bu insanlar için yönetici özeti, konuya açılan pencereleridir ve anlayabilmeleri için şeffaf değil, şeffaf olması gerekir.

    Hedef kitlenizi düşünün: Yönetici özetinizi kimi ve neden okumak istiyorsunuz?

    İlgili Makaleler

    Onu okuyabilecek diğer insanlar için endişelenmeyin; bu sizin hedeflediğiniz hedef kitledir, sizin veya birinci dereceden bölüm müdürünüzün özeti göndereceği kişiler. Özet yayın içinse, en çok hangi grupları okumak istersiniz?

    Hedef Kitlenizin Bilmesi Gerekenler?

    Hedef kitlenizi belirledikten sonra, makalenizi okuduktan sonra neleri bilmeleri veya yapmaları gerektiğini düşünebilirsiniz. Bu iki bölüme ayrılabilir:

    Önce, eyleme ihtiyaç duyup duymadığına veya yalnızca bilgi amaçlı olup olmadığına göre belgeyi kategorize edin. Bu durum kullandığınız dili belirleyecektir.

    Daha sonra, okuduklarında dinleyicilerinizin kafalarında olmasını istediğiniz anahtar mesajların ne olduğunu belirlemeniz gerekir. Daha önce sahip olmadıkları bilgiler ve kavramlar.

    Üst uç

    Anahtar içerik hakkında düşünmenin iyi bir yolu, patronunuz veya CEO’nuzla otoparkta veya kahve makinesinde buluşmayı hayal etmektir. Onlara belgenizle ilgili hangi üç önemli noktayı anlatmak istersiniz?

    Anahtar mesajlarınızı bir veya iki cümleden üçe veya en fazla beş madde işaretine indirmeye çalışın. Yazmaya başlamadan önce bunlar üzerinde çalışmak, yazarken kafanızda kesinlikle net oldukları anlamına gelecektir.

    Yönetici Özetinizi Yazma

    UYARI!

    Bazı kuruluşların, yönetici özetleri gibi belgeler için kullanılan çok net yapıları vardır ve diğerleri daha açıktır.

    Başlamadan önce, belirli bir yapı içinde çalışmanız gerekip gerekmediğini kontrol edin. Örneğin, sunulmak üzere akademik bir raporun bir özetini yazıyorsanız, kelime sayısı kısıtlamanız olabilir veya kağıdın bir tarafında kalmanız gerekebilir.

    Yönetici özetinizi yazarken, hedef kitlenizi her zaman aklınızda tutmalı ve onlar için yazmalısınız.

    Hedef kitleniz patronunuz veya İcra Kurulu Başkanı içeriyorsa şunu düşünün: Ne kadarını zaten biliyorlar ve ne kadarını açıklamanız gerekiyor?

    Hedef kitlenizde gazeteciler varsa, muhtemelen her şeyi açıklamanız gerekir. Eğer bir makaleyi yayınlamanız gerektiği için basitçe bir makalenin özeti ise, o zaman makaleyi özetlemeniz yeterlidir.

    Bu aşamada kendinizi ayrıntılara boğulmuş halde bulursanız, neleri dahil edeceğiniz konusunda başka biriyle konuşmak iyi bir fikirdir.

    Özet yayınlama amaçlı olsun ya da olmasın, kullandığınız dilin oldukça resmi olması gerekir. Şüpheniz varsa, sayfamıza bakın: Resmi ve Resmi Olmayan Yazma.

    Genel olarak, bir yönetici özeti, tahmin edebileceğiniz gibi, altta yatan makalenin ana noktalarını özetler ve kilit noktaları ortaya koyar. Genellikle üç bölümden oluşur: giriş, ana gövde ve sonuç.

    Giriş sahneyi kurar ve sonuç olarak hangi eylemin yapılması gerektiği dahil, makalenin neyle ilgili olduğunu açıklar. Bir veya iki cümleden fazla olması gerekmez. Dahili bir kağıt için şunları yazabilirsiniz:

    Bu makale araştırmanın bulgularını açıklamaktadır. [subject] ve organizasyonla ilgisi. Beş temel bulguyu not eder ve organizasyon içinde eylem için üç tavsiyede bulunur. Bunları not almanız ve tavsiyelerin uygulanıp uygulanmayacağına karar vermeniz istenir.

    Yayınlanmış bir makalenin yönetici özeti için ilk paragrafın daha dikkat çekici olması alışılmadık bir durum değildir.

    Örneğin, yeşil enerji ve internet hakkında yakın zamanda yayınlanan bir rapordan:

    Dünyada internete bağlı tahmini 2,5 milyar insan için, onsuz bir hayat hayal etmek imkansız.İnternet, günlük hayatımızın dokusunu-birbirimizle nasıl iletişim kurduğumuzu, çalıştığımızı ve eğlendiğimizi-yeniden ördü ve küresel ekonominin bir temeli haline geldi.

    [Source: Greenpeace, Clicking Clean].

    Bu örnek hala sahneyi belirliyor: İnternetin önemi. Fakat buradaki fikir, sadece bilgi sağlamak değil, insanları okumaya devam etmektir. Yine, her şey izleyicilerinizle ve neye ihtiyaç duydukları veya istedikleriyle ilgili.

    Metnin ana gövdesi, özetini oluşturduğu rapor veya kağıttaki temel bulguları veya tavsiyeleri ana hatlarıyla belirtir. Ana bölüm, raporun ilginç ve en alakalı kısımlarına odaklanmalıdır.

    En önemlisi, yönetici özetinin ana bölümü, okuyucunun raporun ana gövdesine veya politika belgesine başvurmak zorunda kalmadan tek başına durmalıdır. Bu durum konu hakkında fazla bir bilgisi olmayan birini sizin için okumasını sağlayarak kontrol etmeye değer.

    Son olarak, raporu okuyan kişinin eve götürmesi gereken mesajları veya yapması gereken eylemleri özetleyen bir sonuca ihtiyacınız var. Madde işaretleri, kilit noktaları vurgulamak için kullanışlı bir formdur ve bu, üç ila beş mesajınızın geldiği yerdir.

    Bitirdiğinizde, her şeyi kapladığınızdan emin olmak için kontrol listemize göre kontrol edin.

    Yönetici özeti yazmak için kontrol listesi

    • Seyirciyi her zaman aklınızda tuttunuz mu?
    • Onlara seslendin mi?
    • Herhangi bir kelime sayımı veya yapısal gereksinimleri karşıladınız mı?
    • Temel mesajları ve sonuç olarak yapılması gereken eylemleri açıkça özetlediniz mi?
    • Yönetici özeti, ekli rapor olmadan kendi başına bir anlam ifade ediyor mu?

    Son Uyarı Sözleri

    Bir yönetici özeti, tüm insanlar için her şey olamaz. Sadece birkaç yüz kelimen var. Hedef kitlenize ve onların ihtiyaçlarına sıkıca odaklanmanız gerekir. Diğer insanlar bunu yararlı bulabilir; hedef kitleniz buna güveniyor.

    İlgili Makaleler

    Bir cevap yazın

    E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

    Başa dön tuşu